Si quieres establecer sesiones de lluvia de ideas o brainstorming que conduzcan a propuestas más interesantes y creativas, debes tener en cuenta el número exacto de participantes que asistirán a la reunión.
Nuestro primer consejo es que sigas la «regla de la pizza». Por si no la conoces, esta regla estipula que si en una reunión hay más participantes de los que puedes alimentar con una pizza, entonces ese número es demasiado alto para que esa reunión resulte productiva.
Lo mismo se aplica a las sesiones de lluvia de ideas o brainstorming. Si hay 12 empleados en tu mesa de reuniones, puedes esperar una lista interminable de ideas relativamente mediocres.
Pero ¿qué más puedes hacer, además de invitar a un grupo de 2 a 6 empleados con pizza para que generen buenas ideas? Ya que te lo preguntas, te invitamos a seguir leyendo.
¿Qué es una lluvia de ideas o brainstorming?
La lluvia de ideas o «brainstorming» es una técnica no estructurada para grupos de trabajo, donde se buscan soluciones a diversas situaciones mediante la generación de ideas espontáneas, relajadas y horizontales.
Alex F. Osborn fue quien creó el concepto de lluvia de ideas, que es útil tanto para equipos especializados como para entornos más informales. Estos son algunos de sus principios:
- Permitir que las ideas surjan de manera espontánea
- Moderar los juicios para no interrumpir esa espontaneidad
- Priorizar la colaboración, en vez del afán por dar la idea más aplaudida
¿Para qué sirve la lluvia de ideas?
Características de una lluvia de ideas
La lluvia de ideas te permitirá encontrarte con nuevos puntos de vista por parte de los compañeros que ves todos los días, pero que quizá no siempre reconoces como tus aliados en la creatividad.
Además, es una de las mejores herramientas para desbloquear la inventiva, sea la tuya o la de los miembros de tu equipo. Dado que tiene por principio lograr un ambiente de colaboración y más relajado que el habitual, puede brindarte resultados sorprendentes. Una vez que establezcas esa atmósfera de confianza, es posible que hasta el más tímido exprese lo que piensa acerca de un tema.
Lo mejor es que puedes darle diversos enfoques, tanto en el tema a abordar y su acotación (¿quieres hablar de cuáles son las ideas que tienen para el departamento de marketing en general, o sobre las tácticas a seguir con tu cliente más nuevo?) como hacer sesiones de acercamiento a esta técnica o para un proyecto urgente.
Aunque hay distintos tipos de lluvia de ideas, y cada equipo tendrá sus propios lineamientos según sus necesidades y capacidades, existen algunos elementos que son persistentes en esta técnica para encontrar soluciones.
- Necesita un moderador que se encargue de dirigir la sesión con fluidez, para que todos tengan oportunidad de participar, evitando conflictos o puntos muertos. Además, se encargará de registrar todas las ideas que surjan, buenas o malas.
- Tiene un objetivo bien definido. Puede ser responder una pregunta, identificar un obstáculo en un proceso que parece ineficiente o conocer la innovación que necesita el producto estrella de la empresa. La actividad a realizar está pensada a partir de su objetivo.
- La sesión tiene una duración establecida. Así se organiza mejor el tiempo para cada etapa de la lluvia de ideas y se desperdicia lo menos posible.
- El número de participantes, generalmente, no supera los 15 para que no tome demasiado tiempo.
- En una lluvia de ideas no hay espacio para criticar propuestas, ya que la intención es activar la creatividad de los participantes. Las ideas se revisarán cerca del final.
- Se intenta obtener la mayor cantidad de ideas posibles, sobre todo porque las primeras serán las menos inspiradas o las más obvias.
- Todos los que se unen a la sesión deben aportar propuestas.
Dicho esto, es importante aclarar que la lluvia de ideas no siempre será la solución ideal para todos los problemas que desean resolverse. Por eso es buena idea compartirte algunas de las ventajas y desventajas de llevar una a cabo con tus colaboradores.
Ventajas
- Pone a tu disposición ideas diversas, donde algunas serán muy valiosas para tus proyectos.
- Promueve la crítica, que es necesaria incluso cuando las actividades de un equipo o departamento marchan adecuadamente.
- Te ayuda a eliminar los obstáculos en la creatividad de un equipo respecto de un asunto más o menos puntual.
- Permite que se reduzcan las barreras entre sus participantes, ya sea por su grupo de trabajo o por su jerarquía.
- Influye positivamente en las dinámicas de trabajo al ser un momento extraordinario en el día a día.
- Así como deja ver ideas valiosas, es probable que la mayoría no sea relevante para el proyecto que tienes en mente.
- Puede fomentar el desorden si las ideas no se enfocan en el tema requerido.
- Es probable que algunas personas, por miedo a hablar en público o a equivocarse, no expresen sus comentarios.
- A menudo, sucede que solo algunos colaboradores participan activamente, mientras que otros solo dirán «sí» o «no» a sus propuestas por pereza para involucrarse.
- Si no haces una selección adecuada, podrías seguir una idea que no es tan conveniente. Recuerda que incluso la innovación requiere ciertas reglas.
Aun así, es posible que, después de analizarlo, descubres que sigue siendo una buena alternativa. Para que al final no te quedes con la idea de que has perdido una hora del día en una lluvia de ideas infructífera, te compartimos algunos detalles; quizá la cuestión está en identificar el tipo de lluvia de ideas que mejor se adapta a distintas circunstancias. Y de eso vamos a hablar a continuación:
9 tipos de lluvia de ideas
1. Round Robin
2. Role storming
3. Directo
4. Inverso
5. Estrella
6. Gordon
7. Individual
8. Mapa mental
9. ¿Y si...?
21 técnicas para hacer una lluvia de ideas
Este tipo de lluvia de ideas se recomienda cuando el número de participantes es menor a 10 personas, ya que se trata de asignar turnos para que cada quien presente una idea y la ponga a discusión del resto.
Es decir, hay que considerar el tiempo asignado para que cada quien anote lo más importante de sus propuestas; luego se decidirá el límite de rondas por persona y de minutos para hablar de cada idea. También se recomienda limitar la discusión a ciertos puntos básicos, para evitar que los turnos se alarguen más de lo necesario.
Aquí, los participantes toman la personalidad de alguien más que no sea parte de la sesión. La elección más sencilla es elegir celebridades o personajes arraigados en la cultura popular, que todos pueden identificar y que conocen bien. Esto permite que los integrantes de la lluvia de ideas adopten los modos de quien interpretan y, a partir de ahí, comenzar a proponer soluciones.
Es el más sencillo de todos: el moderador plantea el problema y el resto comparten, conforme se le van ocurriendo, las propuestas que les vienen a la mente.
Este es el contrario del anterior porque el objetivo no es encontrar una solución, sino evitarlo a toda costa. Es una manera interesante y divertida de afrontar un problema, porque a medida que se proponen ideas que no ayudan, poco a poco se identifican las posibles causas de que exista una situación poco favorable.
Para quien desea guiar de manera visual la sesión, el de la estrella consiste en dibujar esta figura. Al centro se escribirá la situación que desea atenderse, y en cada pico se anotan preguntas básicas relacionadas con ella, como «¿dónde?», «¿cuándo?», «¿por qué?», «¿quién?», «¿cómo?», que deben ser el punto de partida del que aparecerán otras cada vez más dirigidas y especializadas.
6. Gordon
Inicia planteando a los participantes un caso muy parecido al que se quiere resolver. Sin embargo, el moderador no dará muchas pistas al respecto. Las personas deben pensar que esa situación es real, y tendrán que averiguar los detalles haciendo preguntas, compartiendo conclusiones o haciendo sugerencias. Esto permite que surjan ideas a medida que se reconstruye el problema.
Este le da libertad a los participantes para que cada quien tenga su propio proceso creativo. Se les da tiempo y espacio, con los que se dedicarán a encontrar los mejores caminos para llegar a las ideas, y al término de estos se comparten los hallazgos.
Para los que desean más opciones visuales, el mapa mental ayuda a organizar las propuestas que cada participante arroja. Al centro se ubica el problema y objetivo, y las ramificaciones se convierten en las ideas que surjan. Cuando es momento de revisar lo anotado, es posible clasificar las sugerencias según diferentes elementos, como su factibilidad, el tipo de solución que necesita o hasta la predilección por parte de los participantes. Utiliza colores, formas o secciones del pizarrón o muro que empleas para que sea más sencillo identificarlas.
Finalmente, con este tipo de lluvia de ideas se puede jugar con situaciones ficticias para resolver un problema, casi del modo en que un escritor lo hace cuando se le ocurre la idea para una historia: «¿y qué pasaría si en lugar de internet, nos comunicáramos a través de la radio?». Los participantes tienen oportunidad de explorar diferentes escenarios y darle rienda suelta a su imaginación. Esto ayuda a relajar las tensiones iniciales, para que se abra la puerta a nuevas posibilidades.
Para que cualquiera de estos tipos de sesiones se aprovechen al máximo, queremos recomendarte algunas técnicas que te darán los recursos para convertirte en un moderador profesional.
21 técnicas para hacer una lluvia de ideas
1. Promueve la diversidad en el grupo
Si los miembros de tu equipo colaboran en los mismos proyectos, asisten a las mismas reuniones, trabajan en la misma oficina y están juntos todo el día, no hace falta que te digamos que las ideas que producirán serán bastante homogéneas.
Invita a empleados de otros equipos a tus sesiones de lluvia de ideas o brainstorming. Intenta que posean diversas habilidades y experiencias, ya que esto te ayudará a salir de la rutina y ver todo desde otro ángulo. Tendrás una excelente combinación de nuevas perspectivas y conocimientos contextuales que te conducirán a ideas originales y factibles.
Nicole Steinbok promueve esta técnica: tener un límite de tiempo resulta eficaz, en especial para quienes trabajan mejor bajo presión.
Tener un plazo estipulado para producir ideas solo tiene buenos resultados si todos los participantes están preparados para la reunión (volveremos a este tema más adelante). Otros dos principios en los que Steinbok insiste son: no llevar ordenadores portátiles y evitar las digresiones. Si bien algunos están en desacuerdo, descubrimos que tener límites de tiempo agresivos ayuda a mantener la concentración en la tarea y, como resultado, a producir mejores ideas.
Sabemos que hay miembros en tu equipo cuya personalidad es cautivadora y que, además, comparten sus opiniones a menudo. Aunque su presencia ayuda a animar el ambiente, no permitas que dominen la situación.
Es probable que los colaboradores más callados tengan muy buenas ideas, especialmente si son observadores, así que debes lograr el equilibrio por medio de una técnica muy sencilla, donde únicamente requieres escoger un objeto que funcionará como una señal para hablar. Pásalo a todos los miembros del equipo en desorden, pero cuidando que todos tengan la voz por un momento. Establece un tiempo de 1 a 2 minutos para cada participante. Así ayudarás a que todos se integren y nadie pase desapercibido.
«Con tiempo» no significa la misma mañana de la reunión. Ofrece la información pertinente al menos dos días laborables previos para que el equipo tenga la oportunidad de prepararse.
Además de proporcionar la información contextual o el material de lectura que ayuden a definir el motivo de la sesión de lluvia de ideas o brainstorming (y de pedirle explícitamente al equipo que lo lea), describe el resultado ideal de la reunión. De esta manera, los empleados conocerán con antelación los objetivos que se intentan alcanzar con ella. Verás que pierdes menos tiempo dando instrucciones y podrás comenzar la sesión de inmediato.
Si fuera necesario, lleva a cabo lo que hace Jeff Bezos de Amazon: dedica 30 minutos exclusivamente a leer la información en grupo para poner a todos en sintonía, sobre todo si no tienen tiempo de leer antes de la reunión.
Por lo general, las mejores ideas no surgen cuando tú lo decides. Aparecen en el camino de vuelta a casa, en la ducha o mientras miras televisión. Básicamente, en cualquier momento cuando no estás realizando deliberadamente esta tarea.
Este es uno de los motivos por los que resulta eficaz dar algunos días de ventaja antes de la reunión, pero también por los que debes pedir explícitamente que piensen en ideas de antemano. Con este enfoque, tendrás buenas propuestas desde el comienzo de la reunión y el grupo podrá hacer sus aportes y modificaciones para mejorarlas aún más. En un estudio que llevó a cabo la Universidad de Pennsylvania se demostró que era más eficaz este enfoque híbrido para producir ideas.
Cuando todos llegan sin preparación a la reunión, a menudo el resultado es una larga lista de ideas carentes de originalidad. Como mínimo, quien esté a cargo de la reunión deberá aportar algunas buenas ideas a modo de ejemplo para comenzar la sesión.
En una práctica como la lluvia de ideas o brainstorming recomendar que las malas ideas se eliminen parece contradictorio, pero todos hemos sido testigos de muchas sesiones que se desviaron de su objetivo por miedo a decir «no». Esto es relevante si estás tratando de llevar a cabo una sesión rápida, aunque también es un tanto arriesgado, ya que condenar las malas ideas puede hacer que los empleados tengan miedo de hablar y, en consecuencia, algunas buenas propuestas se queden en el camino. Pero si les das el mismo mérito a todas las ideas, perderás fácilmente el foco de la reunión y acabarás en un mar de propuestas mediocres.
Una sesión más productiva te dará tiempo para nutrir las mejores ideas. Esto nos lleva a nuestro próximo consejo...
Sí, tienes que descartar las malas ideas, pero también hay que recordarle al equipo que está bien tenerlas. Menciona tus propias malas ideas. Para lograrlo, comienza los primeros diez minutos de las sesiones de lluvia de ideas dejando salir malas ideas para darle entender a tu equipo tu intención. Esto te ayudará a establecer un tono mucho más abierto y divertido a la vez. Si todos pueden expresarse libremente, sin sentirse avergonzados, tendrás más propuestas y, por ende, más probabilidades de hallar una buena.
Después de las risas, podrán enfocarse en las ideas que verdaderamente podrían funcionar.
Si tienes todos los recursos y las oportunidades del mundo a tu disposición, la creatividad se apagará por naturaleza. Define los desafíos a los que te enfrentas en términos de objetivos y recursos a la hora de poner en práctica una idea. Luego trata de ver esos desafíos como oportunidades para despertar la creatividad en lugar de verlos como obstáculos que impedirán el surgimiento de buenas ideas.
Todo aquel que trabaja en ventas lo sabe: el silencio es poderoso. En una sesión de lluvia de ideas o brainstorming, el silencio indica momentos de reflexión de los empleados sobre sus propias ideas y sobre cómo mejorar la última propuesta.
Además, alienta a las personas a expresarse para romper ese silencio tan incómodo.
10. Aprende de los fracasos... fuera de la sesión de brainstorming
Si recompensas a tus empleados por correr pequeños riesgos con sensatez (independientemente del resultado), aprenderán a distinguir mejor aquellas ideas que merecen la pena ponerse en práctica de aquellas que es mejor desechar; y al hacerlo continuamente, desarrollarán una mayor percepción para estas cuestiones.
Un equipo con una cultura de experimentación pensará mejores propuestas que un equipo que se encuentra estancado. Comprobarás que las sesiones de lluvia de ideas o brainstorming donde surgen propuestas más creativas, inteligentes y un poco arriesgadas son las más productivas.
En ocasiones, las reuniones presenciales no son el formato adecuado a la hora de buscar nuevas ideas. Algunas sesiones de brainstorming son más eficaces si se llevan a cabo de manera digital, sobre todo en equipos donde algunos miembros dominan las conversaciones o en grupos más amplios. Además, existen diferentes plataformas en las cuales puedes tener un brainstorming remoto de manera efectiva e incluso divertida.
Por ejemplo, a menudo recurrimos a los documentos de Google o a Slack cuando tenemos que seleccionar la temática o el título de una publicación del blog y el equipo de trabajo es muy numeroso. No hay necesidad de sacar a todos de sus tareas para que participen en una reunión de este estilo. La principal ventaja es que los empleados pueden intervenir cuando se sienten realmente preparados y ansiosos por contribuir con sus ideas, y no a una hora específica.
Además de esas dos herramientas, hay otras que te harán la vida más fácil al momento de realizar tus sesiones en línea:
WiseMapping: si te parece más fácil hacer un mapa con imágenes para tu lluvia de ideas, en este sitio podrás realizarlo de forma colaborativa. Prueba primero con su versión personal para que conozcas sus funciones.
Coggle: aquí tienes otra alternativa para crear mapas mentales de forma rápida y sencilla. En esta plataforma podrás trabajar con tu equipo en tiempo real y te da la posibilidad de exportar tu información en PDF o Microsoft Visio.
IdeaBoardz: crea tus pizarras de ideas, recibe retroalimentaciones vía Twitter o dentro de la plataforma, y exporta cada documento en PDF. Es una de las opciones más completas para hacer un brainstorming no presencial.
Lucidchart: desarrolla mapas mentales con tu equipo de trabajo sin necesidad de bajar algún programa o aplicación. Cuenta con diferentes tipos de plantillas con las que también podrás crear líneas de tiempo, diagramas de procesos, diagramas de Gantt, entre otros.
Ideorama: esta aplicación para Android es la respuesta si quieres una opción aún más desenfadada. Asigna turnos a cada participante, con lo que tendrás la opinión de todos los miembros, incluso de los más reservados.
Generador de ideas rápidas: esta herramienta es excelente cuando tu equipo se ha quedado sin inspiración. Tan solo tendrán que introducir ideas o problemas que estén discutiendo y colocarlas en alguna de las categorías con las que cuenta para generar alternativas a discutir.
MindGenius: esta es una herramienta de mapas conceptuales que brindará mayor dinamismo a tus sesiones en línea. Cada integrante podrá agregar sus ideas relacionadas con un concepto o un tema, e incluso establecer distintos niveles de prioridad y colaboradores asignados.
Coggle: aquí tienes otra alternativa para crear mapas mentales de forma rápida y sencilla. En esta plataforma podrás trabajar con tu equipo en tiempo real y te da la posibilidad de exportar tu información en PDF o Microsoft Visio.
IdeaBoardz: crea tus pizarras de ideas, recibe retroalimentaciones vía Twitter o dentro de la plataforma, y exporta cada documento en PDF. Es una de las opciones más completas para hacer un brainstorming no presencial.
Lucidchart: desarrolla mapas mentales con tu equipo de trabajo sin necesidad de bajar algún programa o aplicación. Cuenta con diferentes tipos de plantillas con las que también podrás crear líneas de tiempo, diagramas de procesos, diagramas de Gantt, entre otros.
Ideorama: esta aplicación para Android es la respuesta si quieres una opción aún más desenfadada. Asigna turnos a cada participante, con lo que tendrás la opinión de todos los miembros, incluso de los más reservados.
Generador de ideas rápidas: esta herramienta es excelente cuando tu equipo se ha quedado sin inspiración. Tan solo tendrán que introducir ideas o problemas que estén discutiendo y colocarlas en alguna de las categorías con las que cuenta para generar alternativas a discutir.
MindGenius: esta es una herramienta de mapas conceptuales que brindará mayor dinamismo a tus sesiones en línea. Cada integrante podrá agregar sus ideas relacionadas con un concepto o un tema, e incluso establecer distintos niveles de prioridad y colaboradores asignados.
12. Ofrece un espacio para las propuestas anónimas
Para algunos, el mejor formato son las propuestas anónimas. Dale a tu equipo la posibilidad de hacer aportes «de incógnito», antes y después de la reunión. A veces, se nos ocurren ideas que no queremos expresar frente al grupo. Sería una pena que estas se pierdan por culpa de la timidez y la vergüenza, o simplemente porque preferimos escribirlas en lugar de decirlas en voz alta. Con los formularios de Google puedes resolver este problema fácilmente.
Si tu equipo es demasiado amplio o quieres contar con la ayuda del departamento de sistemas y de ventas, por ejemplo, organizar tu lluvia de ideas puede ser una tarea inalcanzable. Entonces, lo mejor es que asignes un problema a equipos más pequeños, donde te asegures de que sean interdisciplinarios para sacar más provecho a la sesión.
Si el tema a tratar es «Optimizar nuestro servicio al cliente en el próximo año», puedes crear un subgrupo dedicado al servicio vía email, otro a las recompensas por fidelidad y otro más para retener más clientes.
Esta es una de las maneras en que darás mayor equilibrio al caos creativo de una sesión de brainstorming, ya que podrás extraer conclusiones grupales y acuerdos valiosos para llevar a la práctica las ideas que generaron.
Haz que cada miembro, en menos de 3 minutos, diga cuáles son las ideas que le parecieron más valiosas y que exprese, de manera espontánea, una forma de implementarlas. En tanto que la lluvia de ideas es la primera fase de un proceso estratégico, este tipo de cierre será útil para dar forma a los pasos siguientes, donde ya definirás un curso de acción.
Si tu equipo ha reunido pocas ideas, una forma de convertirlas en mayores recursos es dividiéndolas y volviéndolas a construir. Por ejemplo, si comienzan con un tema muy general, intenta dividirlo en varias partes y analiza si puedes formular otras ideas. También funciona haciendo lo opuesto, es decir, construir una idea que cubra una perspectiva más amplia.
Para llevar a cabo con éxito este consejo puedes solicitar que cada persona en la reunión anote más de dos ideas en una hoja de forma individual. Una vez hecho esto, pídeles que intercambien las hojas con otros miembros del equipo y empiecen a construir la idea plasmada por otra persona. Este intercambio puede ser tantas veces como sea necesario hasta que nuevas ideas surjan.
Los juegos de palabras pueden ser muy útiles para que tu equipo elimine sus pensamientos tradicionales, los cuales solo podrían generar ideas poco originales. Por ejemplo, si estás tratando de deshacerte de una mala idea, añade un par de juegos para inspirar a colaboradores.
Crea una «lluvia de palabras». Escribe una y después deja fluir una serie entera de palabras que pasen por tu mente a partir de la primera. Para que te sea más fácil el flujo de ideas, puedes pensar en cómo luce esa palabra, para qué se utiliza y qué pensamientos o metáforas están asociadas a ella. Cuando dejas que tu mente fluya con naturalidad estarás logrando un ejercicio creativo para dejar de pensar demasiado y enfocarte en pensar asertivamente.
Cuando tengas toda tu lluvia de palabras lista, agrupa las palabras conforme la relación que tengan una con otra. El punto es que esas palabras o frases puedan inspirar o abrir la mente de tu equipo para relacionarlas con el proyecto en el que estén trabajando.
Ocupa hojas de papel o incluso alguna herramienta en línea de lluvia de palabras en donde puedas jugar con los colores y tipografías, exportarla y después compartirla con tu equipo al finalizar la reunión.
Otra alternativa es crear mapas mentales que te ayuden a visualizar tus ideas y los términos vinculados a tu lluvia de palabras. Para hacerlo, desarrolla un diagrama comenzando con una idea principal y a partir de ella empieza a asignar los subtemas relevantes en diferentes ramas. Una herramienta en línea que te puede ayudar a crearlo es MindMeister.
La combinación de imágenes, colores y demás recursos visuales-espaciales es perfecta para despertar tus emociones y sentimientos, y por automático puede hacerte pensar en ideas originales y nuevas. Los collages de ideas pueden parecer una táctica muy simple, pero son funcionales sobre todo cuando se trata de crear nuevos conceptos de marca y diseño.
El collage de ideas colecciona imágenes, palabras y texturas al azar que estén relacionadas con el tema o proyecto en discusión. Este recurso es similar a los mapas mentales, pues requiere componentes visuales para empezar a ramificar los subtemas más relevantes.
Para hacer tu propio collage de ideas tienes diferentes opciones: tableros físicos que pueden estar hechos de corcho o papel, virtuales o por medio de alguna aplicación como Canva que te ayude a recopilar, organizar y compartir todos los elementos visuales que necesites en tu tablero.
Los juegos son una gran forma de hacer que la creatividad sobresalga, sobre todo si son improvisados. Cuanto más relajado y alegre sea el ambiente en una reunión, tu equipo se sentirá más cómodo y empezará a compartir ideas libremente. Solo recuerda no confundir la ocasión y permitas que se distraigan del objetivo de la lluvia de ideas.
Si tu equipo puede relajarse y reír por un buen momento, la energía creativa surgirá para enfocarla en el trabajo que tienen por hacer.
¿Sabías que los garabatos pueden ser de gran beneficio? Estos, además de tener ventajas en tu salud, también te ayudan a estimular una visión creativa, aumentar la capacidad de atención y liberar la memoria de corto y largo plazo.
La neurocientífica Anne Churchland considera que los movimientos repetitivos (como los garabatos) están estrechamente vinculados a la actividad cerebral y la toma de decisiones. Por lo tanto, para muchos tipos de comportamientos cognitivos, la forma de poner en marcha su creatividad y pensamiento es moviéndose.
Si bien muchas sesiones de lluvias de ideas solo se basan en hablar y leer, hacer garabatos podría ayudar a que las personas se olviden de sus pensamientos tradicionales y abran su mente a ideas fuera de lo común e incluso inesperadas.
Algunos garabatos que puedes hacer son los siguientes: toma un objeto y divídelo visualmente en sus partes pequeñas. Por ejemplo, si comienzas con la palabra «gato», puedes comenzar a dibujar sus patas, la cola y su cuello. Piensa en todos los elementos que lo conforman y el entorno en el que podría encontrarse. Esto te permitirá tener una perspectiva diferente a la usual.
Si no cuentas con una hoja de papel para garabatear, puedes hacerlo en línea con alguna herramienta de dibujo.
Modificar un poco el entorno en el que te desenvuelves puede ayudarte a tu cerebro funcione mejor. Existen diseños arquitectónicos que traen muchas ventajas; por ejemplo, los beneficios del diseño biofílico en los espacios de trabajo son disminución del estrés, aumento de la productividad y concentración; además, potencian la innovación y la creatividad. Esto significa que sí es importante en qué lugar ocurren tus lluvias de ideas.
Trata de realizar estas reuniones creativas en habitaciones que no estén relacionadas con las actividades regulares de los miembros de tu equipo. En caso de que no cuentes con esta opción, intenta modificar algo en el entorno para estimular el cerebro. Una buena idea es cambiar el orden de las sillas o colocar algunos cuadros en las paredes. También puedes invitar a que tu equipo permanezca de pie y camine alrededor de la sala mientras la lluvia de ideas se realiza.
No te sientas obligado a elegir y poner en práctica una idea. Que no haya surgido ninguna propuesta interesante no significa que la reunión haya sido una pérdida de tiempo. Pero sí estarías perdiendo el tiempo si te concentraras en algo que no vale la pena. Elegir el menor de los males no es la solución.
En cambio, reflexiona un poco acerca de por qué dichas ideas todavía no están listas para salir al mundo, y decide si conviene analizarlas más detenidamente antes de desecharlas. Quizá un equipo diferente vuelva a mencionarlas en otra reunión, o incluso lo haga el mismo equipo una vez que haya tomado algo de distancia de ellas. Y cuando las ideas hayan comenzado a fluir, una segunda sesión podría ser una buena oportunidad para obtener propuestas más interesantes.
1. Los participantes conocían el objetivo o problema a resolver antes de iniciar
Aunque la lluvia de ideas se realiza para proponer soluciones entre todos los integrantes de un equipo, también es cierto que iniciarla sin ningún tipo de antecedente puede ser contraproducente. Se corre el riesgo de perder tiempo explicando pormenores o resolviendo dudas sencillas que bien deberían atenderse con anterioridad.
Si tus participantes ya tienen las bases de lo que se intenta solucionar y los detalles de lo que se ha intentado antes (o lo que se ha visto que la competencia hace, por ejemplo), el engranaje de la creatividad ya está activado y será más sencillo ponerlo a trabajar a toda velocidad.
Es importante hacer hincapié en este aspecto de una lluvia de ideas exitosa: si alguien comienza a poner peros a todas las ideas, tal vez es mejor que no participe en esa ocasión. Especialmente al inicio, las personas deben sentirse cómodas y seguras de compartir todo lo que se les ocurra, ya que el proceso de creatividad necesita un poco de calentamiento, así como el cuerpo antes de iniciar una rutina de ejercicio. Si no hay negativas, hasta los participantes más tímidos se animarán a compartir sus ideas.
Las primeras ideas serán las menos rescatables; sin embargo, también deben registrarse para que sea más fácil establecer una medida entre lo bueno y lo no tan bueno. Recuerda que esta revisión es la última parte de la lluvia de ideas, así que intenta dejar las críticas para ese momento.
Si la lluvia de ideas no se sintió atropellada o con muchas obstrucciones, quiere decir que, además de tener un buen moderador o facilitador, contó con la cantidad ideal de participantes y existió una buena sinergia entre ellos. Ese es uno de los mejores escenarios, porque hay suficientes puntos de vista para enfrentarse y nutrirse amistosamente, al mismo tiempo que las actividades elegidas se sintieron adecuadas por todos los involucrados.
Nadie espera que de una lluvia de ideas se obtengan 50 soluciones ideales. Hay que ser realistas: apenas un puñado va a brillar de entre todas las que se presenten. Pero esto no significa una derrota, sino al contrario. Si en la revisión final se identifican entre 3 o 5 opciones valiosas, entonces la sesión fue un éxito.
Esta es la prueba de fuego: si un día descubres que las ideas de la sesión más reciente no se implementaron, quiere decir que no fue tan efectiva. Y al contrario: cuando encuentras la solución al problema gracias al tiempo invertido en la lluvia de ideas, es que lo estás haciendo bien.
3 ejemplos de lluvia de ideas
- Ejemplo de una lluvia de ideas con mapa mental.
- Ejemplo de una lluvia de ideas Round Robin.
- Ejemplo de una lluvia de ideas inverso.
- El problema: el envío de mercancía no cumple con las fechas de entrega prometidas.
- Participantes: integrantes de ventas, marketing y envíos
Para implementar el mapa mental se utiliza un pizarrón y marcadores de colores. Al centro se escribe el problema.
Antes de empezar, quien modera propone que los participantes compartan experiencias parecidas que han tenido con sus compras en línea. Les pide que anoten en una hoja las posibles coincidencias entre el problema de la empresa y esas anécdotas.
Luego, pregunta cuáles fueron las soluciones que obtuvieron por parte de esas empresas, y propón que elijan si alguna de ellas amerita agregarse al mapa mental. Ese es el primer paso, y por el momento no las clasifica, sino que solamente las registra.
Después de ese momento, otro tipo de respuestas comienzan a surgir, alejadas de los casos personales y más enfocadas en las de la propia organización. Se invita a hacer preguntas, como el presupuesto disponible, si hay un error de cálculo en la tienda en línea o si el registro de compras es ineficiente.
Cuando el pizarrón se llena, o el tiempo establecido para esa etapa concluye, el moderador pide que se encuentren puntos en común entre las ideas. Todos los participantes ayudan al indicar ciertos patrones: algunas propuestas son muy costosas, otras demasiado complicadas, y otras más implican modificar ciertos aspectos el proceso de compras en línea. El moderador reorganiza las ideas, según las clasificaciones, y las anota en colores clave. Así logran descartar las que se alejan del presupuesto, objetivo primordial y espíritu de la empresa.
2. Ejemplo de una lluvia de ideas Round Robin
- El problema: los representantes del área de atención al cliente no llegan a tiempo a sus puestos.
- Participantes: integrantes del área de atención al cliente y marketing
Una vez que se confirman la cantidad de involucrados (6 personas), se asignan 3 minutos para que cada quien exponga una idea por ronda —serán dos— y 3 minutos para ahondar en ellas. Se estableció que las preguntas más importantes que deben hacerse son: «¿es necesario modificar la rotación de horarios?», «¿implica contratar más gente?», «si se necesita una nueva habilidad, ¿tomará muchas horas para aprenderla?», «¿hay que invertir mucho presupuesto?». Si se contesta a dos de ellas afirmativamente, se descarta de manera automática.
Al inicio, las propuestas no logran pasar a la siguiente ronda, por lo que los participantes deben acudir a varias ideas. Gracias a eso, se ponen de manifiesto algunos problemas que causan el retraso en los tiempos de atención al cliente: la estación de trabajo está centralizada a pesar de que la herramienta de registro y seguimiento de casos se encuentra en línea, los días con menor puntualidad coinciden con días escolares complicados (lo que refleja que la mayoría tienen niños y adolescentes a su cuidado), el estacionamiento es insuficiente para todo el personal y hay poco transporte público en la zona.
Las propuestas que se descartaron de inmediato fueron: construir un estacionamiento más grande, contratar un servicio exclusivo de transporte de personal, o despedir al personal con mayor antigüedad para sumar talento sin hijos. Las que parecen más viables son: facilitar equipo para que se pueda trabajar desde casa, promover el uso compartido de automóviles con vales de gasolina para quien participe, y proponer un modelo de trabajo híbrido (presencial y a distancia) a quien le parezca más cómodo.
3. Ejemplo de una lluvia de ideas inverso
- Problema: poco aforo de empleados en las actividades recreativas de la empresa.
- Participantes: Recursos Humanos, directivos y coordinadores de equipos.
Ya que los trabajadores no se sienten con libertad de compartir las verdaderas razones detrás del ausentismo que hay en los eventos y actividades de esparcimiento que la organización planea, los que están al frente de ellos, tanto en la dirección de proyectos como en su gestión, comienzan a compartir qué situaciones harían que la gente no participe.
Al principio, se habla de escenarios exagerados: un desastre natural impide que salgan de casa, el gobierno prohíbe las reuniones de más de dos personas, a todos les ataca una crisis de agorafobia. Pero luego se mencionan otros más plausibles: hay un enfermo que necesita cuidados, trasladarse al sitio del evento es costoso para la mayoría, el entretenimiento no es del todo atractivo para los trabajadores, o prefieren descansar con sus seres queridos cada vez que tienen oportunidad.
Algunas de las soluciones propuestas son: realizar una consulta anónima sobre lo que los trabajadores desearían hacer en esos eventos, rentar camionetas que trasladen a los asistentes desde un punto medio sin preocuparse por tarifas de taxi o distancias largas, y proponer que una vez al año se invite a familiares de los trabajadores.
Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para despertar la creatividad de tu equipo. Si quieres conocer otras estrategias diferentes al brainstorming, te recomendamos que también leas 10 ejercicios alternativos a la lluvia de ideas.
Sharon Licari
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