Cómo evitar incumplir los plazos en el trabajo

Los plazos son importantes, pero a veces simplemente no podemos entregar el trabajo a tiempo. Uno siempre se siente mal cuando no puede cumplir con un plazo, pero entender por qué sucede esto es el primer paso para evitarlo. En este artículo, aprenderás los motivos más comunes del incumplimiento de los plazos y cómo evitarlos. Además, te contamos cómo ser proactivo cuando sabes que vas a necesitar una extensión.

Es muy importante que nuestros equipos tengan muy claros sus objetivos individuales y grupales y lo que esperamos de su trabajo. Bríndeles las herramientas adecuadas y la capacitación necesaria para desempeñarse. Apóyalos como grupo, así como las necesidades individuales que presentan. Tan pronto como un gerente identifique sus necesidades, puede preparar una estructura de seguimiento para monitorearlo y ayudarlo según sea necesario.

Tu compañero de equipo incumple constantemente los plazos. ¿Cómo puedes ayudarle a retomar el rumbo sin generar conflictos? 

Cuando un miembro del equipo incumple constantemente los plazos, es crucial abordar el problema con detenimiento para evitar conflictos y mantener la productividad. Aquí te explicamos cómo puedes gestionar esta delicada situación: Abre un diálogo: Mantén una conversación privada para comprender los problemas u obstáculos subyacentes que pueda estar enfrentando. Establece expectativas claras: Define claramente los plazos y la importancia de cumplirlos, asegurándote de que no haya ambigüedades. Ofrece apoyo: Proporciona recursos o ajusta la carga de trabajo si es necesario para ayudarles a tener éxito.

¿Cómo gestionas los retos de los plazos con tu equipo? Comparte tus estrategias.

Humildemente, creo que a veces, el problema no es la falta de compromiso, sino un mal diseño del proceso o una sobrecarga invisible. Antes de asumir que alguien es "el problema", hay que entender qué está fallando en la dinámica del equipo. Al final, un deadline incumplido es como un síntoma: la clave está en diagnosticar bien la causa.

Para ayudar al miembro del equipo a volver a encarrilarse, debemos abordar sus desafíos y proporcionar el apoyo y los recursos necesarios para aumentar la productividad. Un enfoque proactivo puede consistir en involucrarlos en el proceso de toma de decisiones para establecer plazos, manteniendo la transparencia y estableciendo expectativas claras.

Utilizar una hoja de delegación con cuadros de mando para mantener las tareas en orden y garantizar la rendición de cuentas. Cuando se mide el progreso, se cumplen los plazos. ¡Es tan simple como eso! El seguimiento del rendimiento de esta manera ayuda a identificar los obstáculos de forma temprana, mantiene las expectativas claras e impulsa los resultados.

Comunicar la tarea, las expectativas y los plazos al equipo será el primer paso. 

Resolver sus dudas, si las hubiera, sobre la tarea. Seguimiento de los progresos. Intervenciones oportunas. Retroalimentación individual sobre su desempeño. Sugerencias para mejorar con supervisión. Si aún así no mejoran o se esfuerzan por mejorar, dales una severa advertencia.

Comience con una reunión individual en un entorno no conflictivo. Haga preguntas abiertas para comprender si hay problemas subyacentes, ya sean desafíos personales, expectativas poco claras o preocupaciones sobre la carga de trabajo, que podrían estar afectando su rendimiento. Fomentar un enfoque colaborativo para la resolución de problemas. Pídeles su opinión sobre cómo se pueden mejorar los procesos y considera ajustar los plazos si no son realistas.

Acércate con asombro, no con juicio. Tenga una conversación abierta para apreciar los problemas, establecer claramente las expectativas y ayudar. Divida las cosas en los próximos pasos, prepare a las personas y honre los logros. Cuando se crean juntas, las soluciones potencian el cambio y no castigan.

Lo primero es hablar con él de manera abierta pero empática. Pregunta si hay algo que le está dificultando cumplir los plazos, ya que puede haber factores externos que desconozcas. Mostrarte comprensivo crea un espacio para que te explique su situación sin sentirse atacado. Luego, hazle ver cómo su retraso impacta al equipo y a los objetivos comunes, pero también enfócate en buscar soluciones. Puedes ofrecerle apoyo o reajustar la carga de trabajo si es necesario, asegurándote de que se sienta respaldado y motivado para mejorar.

Como líder, la causa raíz del problema también es importante. Por lo tanto, si a su miembro del equipo le falta presentar informes de tareas a tiempo, debe conocer el punto de dolor reuniéndose con él personalmente.

Las adiciones a esto, la ampliación del soporte al permitir accesos para reducir los puntos de dolor aumentará automáticamente la moral de los miembros del equipo y se centrará en la entrega por fin. Hoy en día, muchas organizaciones han perdido candidatos capaces simplemente porque su capacidad no coincide con el rol/tarea asignado a ellos.

Sentarse con cada uno, entender donde esta la demora, ayudarlo a encontrar soluciones, caminar juntos de ser necesario y explicarle la importancia de cumplir con las fechas. Si se entiende donde falla el proceso, será mas fácil de que funcione luego.

Cuando enfrentamos una situación de este tipo como líderes, es importante propiciar una reunión individual en la que el líder: 

• Resuma brevemente la situación y su impacto negativo en la organización. 
• Confirme que la persona entendió la urgencia de resolver el problema. 
• Haga preguntas abiertas para esclarecer qué tipo de obstáculos está enfrentando la persona. Anime a la persona para que aporte posibles soluciones. 
• Discuta la viabilidad de cada una de ellas. 
• Seleccione conjuntamente la que parezca más adecuada. 
• Ofrezca los recursos/apoyos que pueda precisar. 
• Pida un compromiso en términos de plazo para ponerlo en práctica. 
• Resuma reunión y agradezca.

Abordar los plazos incumplidos requiere un equilibrio entre responsabilidad, apoyo y motivación. A continuación, te explicamos cómo manejarlo de manera efectiva mientras mantienes una dinámica de equipo positiva: 

1. Comience con la comprensión, no con la culpa 

2. Clarificar las expectativas y prioridades 

3. Proporcionar apoyo y recursos 

4. Establece un plan de seguimiento 

5. Reforzar la responsabilidad positiva

Enmarque las discusiones en torno al crecimiento y las soluciones. "Busquemos una manera de mejorar los plazos y al mismo tiempo mantener el trabajo manejable". Reconocer las mejoras puede aumentar la moral y el compromiso.

Al centrarse en la colaboración y el soporte proactivo, ayuda a los miembros de su equipo a mejorar el rendimiento sin conflictos, creando una cultura de responsabilidad y confianza.

Tenga una conversación individual con el miembro del equipo con el objetivo de encontrar y comprender la causa raíz y cualquier cosa que impida la finalización de la tarea a tiempo. Una vez hecho esto, trabaje con el miembro del equipo para encontrar la solución .

En este articulo hemos recogido opiniones de varios directivos de empresas consultadas sobre este importante tema. Puede usted conocer a estos directivos si conecta con el siguiente link: 

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