El campo de los Recursos Humanos es un terreno muy amplio que abarca diversas actividades cuya gestión puede confiarse a especialistas externos. Las ventajas son numerosas, puesto que se trata de procesos que no representan una parte fundamental del propio negocio de las empresas y requieren, con frecuencia, de personal con un alto nivel de formación, muy flexible, capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de la actividad de la compañía.
La tendencia más innovadora es la externalización, entre otras, de funciones para la mejora de la comunicación interna o para la implantación de políticas de conciliación de la vida laboral y personal. No obstante, las actividades más comúnmente externalizadas son las siguientes:
1. Selección de personal. La variedad de perfiles que se necesitan en las empresas hace imposible que desde dentro se pueda realizar la mejor selección posible, mientras que la externalización ha aportado en el ámbito de los Recursos Humanos un grado de especialización y eficacia difícilmente alcanzables en las compañías.
Los primeros intentos de outsourcing en este terreno respondían a una necesidad de delegar carga de trabajo, de manera que se utilizaron las selecciones externas para puestos menos cualificados, dejando fuera todos aquellos que se pudieran considerar más relevantes para la organización. Sin embargo, la eficacia del sistema ha ido extendiendo su uso hasta los perfiles más específicos y hoy en día son éstos, los que más se contratan de esta forma.
2. Gestión de nóminas. Explotar en una compañía un sistema de información de nómina y recursos humanos cuesta una media de 190 euros por empleado y año. Además, requiere personal especializado en la confección de nóminas, la actualización de convenios colectivos, normas de la Seguridad Social, impuestos y abogados capaces de defender a la empresa en caso de conflicto. ¿Para qué? ¿Existe una información tan sensible en una nómina para que no puedan llevar el servicio especialista externos?
Los proveedores externos ofrecen seguridad y garantía sobre la confidencialidad de los datos y procesos, además de garantía de la adaptación de las nóminas a la legislación vigente. Curiosamente, son las pymes los principales consumidores de este servicio, mientras que la gran empresa es la que se suele mostrar más reacia.
3. Formación. La formación continua de los empleados es una exigencia ineludible para cualquier empresa, puesto que la actualización y renovación de conocimientos es imprescindible para el desarrollo y crecimiento de la organización. La necesidad de contar con expertos en las distintas materias formativas y que, además, cuenten con habilidades docentes, impide a muchas empresas delegar esta tarea en alguno de sus propios empleados, lo que exigiría, además, un esfuerzo adicional en concepto de tiempo de dedicación. Por eso, es cada vez más habitual dejar en manos de terceros la formación competencial de la plantilla, lo que a la larga repercute en una mejora del rendimiento.
4. “Outplacement. O recolocación, es un término muy frecuente en contextos de reestructuración laboral. Cuando una empresa se ve obligada a reorganizar su plantilla, algo inevitable, por ejemplo, en proceso de fusión o adquisición, a menudo necesita prescindir de parte de su personal. En este último caso, la siempre desagradable tarea de comunicar un despido tiene consecuencias muy diferentes cuando es la propia empresa la que ayuda al empleado a encontrar un nuevo puesto de trabajo adaptado a sus capacidades. Esta tarea suele dejarse en manos de profesionales especializados en selección y gestión de personal, y tiene un fuerte componente de ayuda psicológica. Las empresas que se encargan de la externalización de los servicios de Outplacement ejercen de consultores expertos, guiando, motivando y apoyando al antiguo empleado en su búsqueda de un nuevo puesto, Se trata, por los tanto, no de garantizar la recolocación, sino de facilitar la transición y dotar de los instrumentos y capacidades necesarias al trabajador para que vuelva a ocupar un lugar activo en el mercado de trabajo, cerrando su relación con la empresa de la que sale de una manera amistosa.
5. Compensación. Entre las diversas políticas inherentes a la gestión de los Recursos Humanos figura la de establecer los mecanismos de compensación de los empleados. La concesión de créditos a los empleados o los planes de incentivos, con los que se busca motivar y retener a los mejores miembros de la plantilla, son dos ejemplos claros. Externalizar esta función permite agilizar los sistemas definidos por cada empresa, profesionalizar su gestión y aumentar su eficacia con los consiguientes beneficios para los trabajadores.
En este campo, es común la adquisición de encuestas salariales, desarrolladas por importantes consultoras de Recursos Humanos, que permiten ajustar la política retributiva y ser competitivos en la compensación de los empleados.
6. Desarrollo. La creciente importancia de la persona en las organizaciones ha generado la necesidad de afinar cada vez más en las disfunciones de los que van a ocupar cargos de responsabilidad. Por este motivo y con mayor frecuencia, se busca apoyar la evaluación interna con la opinión de expertos, bien a través de entrevistas individuales o en discusiones en grupo (“assesments”). La opinión de un tercero, objetivo y docto en la materia aporta, además de un mayor grado de acierto, equilibrio en la justicia de la asignación.
Por otro lado, también se acude a terceras personas para potenciar al equipo directivo con programas de coaching y mentoring, de los que actualmente el mercado ofrece un amplio abanico.
7. Encuestas de clima. Una gestión eficaz de la empresa exige conocer los problemas que surgen en el interior de la organización con el objetivo de subsanarlos para mejorar el rendimiento de los empleados y las condiciones en que desarrollan su trabajo. Las encuestas de clima laboral permiten descubrir cuáles son estas carencias, cuál es la opinión de la plantilla (manteniendo el anonimato para asegurar el flujo libre y no coaccionado de opiniones)y qué vías de solución pueden plantearse. Dejar en manos de una empresa externa la realización de estos sondeos garantiza, por un lado; la independencia del estudio, y por otro, el tratamiento experto de la información.
8. Desarrollo de actividades informáticas de los Recursos Humanos. La gestión de los Recursos Humanos depende, cada vez más, de las nuevas aplicaciones tecnológicas. Desde la formación (e-learning, formación a través de Internet y medios telemáticos) hasta la gestión de nóminas, precisan de sistemas y aplicaciones especializadas que requieren un mantenimiento, actualización y supervisión constantes. En muchos casos, dichos sistemas necesitan adaptarse e incluso desarrollarse específicamente para la empresa, y en todo ello la experiencia, la flexibilidad y el ahorro de costes, tanto en concepto de personal como de equipos, que puede aportar la externalización de servicios son ventajas añadidas a este modelo de gestión.
9. Empleo temporal. Se trata de una opción rentable para externalizar el departamento de Recursos Humanos de las empresas para los puestos temporales. La lucha feroz por la competitividad que ha impuesto el mercado exige a las empresas la máxima flexibilidad a la hora de adecuar sus recursos a sus necesidades de producción. El empleo temporal facilita esta gestión en los casos de acumulación temporal de tareas, trabajos concretos en el tiempo y sustituciones.
Permite a las empresas responder a los picos de su actividad con unas ventajas industriales: ausencia de absentismos, garantías sobre el periodo de prueba del trabajador o sus posibles bajas, puesto evaluado y documentado, selección adecuada para cualquier tipo de puesto, personal formado y nula conflictividad.
Pedro Rubio Domínguez
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