Se han realizado pocos estudios analizando las tareas especificas de los jefes ejecutivos ya qué, aún en los casos en que el ejecutivo desea y es capaza de cooperar, existen obstáculos para una efectiva labor de recogida de datos. Las experiencias personales con respecto al tiempo llevan a la siguiente conclusión: no se tiene suficiente tiempo, pero la realidad es que todo el mundo tiene todo el tiempo disponible: 24 horas por día. Por tanto, el problema no es tanto la falta de tiempo, sino el uso que se hace de él. Comprender esto es el primer paso en el desafío de aprender a gestionar bien el tiempo y, por tanto, a cada uno.
A esto hay que añadir las múltiples variaciones en el trabajo que se producen cada día y cada semana y la existencia de urgentes y ineludibles tareas de primera necesidad. Resulta dudoso que puedan aplicarse provechosamente para esta cuestión las técnicas normales de análisis de movimientos y estudio de tiempos.
Gestionar el tiempo significa dominar el propio tiempo y trabajo, en lugar de ser dominado por ellos. Es una de las claves para alcanzar los objetivos y metas propuestos. La gestión del tiempo es una herramienta de management que permite manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización.
El jefe ejecutivo se ha de formular: ¿Cuál es la mejor manera de usar su tiempo en este momento?... Y la respuesta adecuada debe de ser “Seleccionar la mejor inversión que se puede hacer en cada momento con su tiempo” El tiempo hay que gestionarlo de manera que los horarios acerquen a donde se quiere llegar y a quien se quiere ser. Consiste en dar a las acciones una coherencia nos permita acercarse a la meta elegida, utilizando para ello dos herramientas conceptuales básicas:
- La clarificación de los objetivos, para saber mejor lo que se quiere conseguir
- La identificación de los principales puntos de pérdida de tiempo, para poder combatirlos.
Estas consideraciones no excluyen la posibilidad de que un especialista calificado, ajeno a la empresa, realice un estudio objetivo sobre las actividades de los jefes ejecutivos. Existen especialistas en el INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL en asuntos de dirección que periódicamente asesoran al jefe ejecutivo en sus problemas personales.
Es fundamental que el jefe ejecutivo conozca cuáles son sus objetivos, saber qué espera la
empresa, el departamento, el superior
, de él, para que pueda centrar
s
e en las tareas
importantes y trabajar para la consecución de los mismos: es su punto de partida.
Es posible que el jefe ejecutivo no pusiera inconveniente en el asesoramiento de nuestros consultores durante un periodo suficiente como para lograr resultados positivos--que durarían probablemente algunos meses--pero resulta bastante dudoso admitir que los demás tuvieran estos mismos deseos. Gran parte del trabajo de un jefe ejecutivo con sus subordinados es de caracter altamente personal y confidencial.
Las tramitaciones difíciles o preguntas delicadas no dan comúnmente los mejores resultados al realizarse en presencia de una tercera persona, por muy discreta y objetiva que ésta sea. Aún más, el mero hecho de que un proceso está sujeto a examen, imprime cierta alteración en la conducta de los que participan en él. Así como el trabajador a quien se estudia los tiempos, generalmente trabaja mas aprisa o más despacio de como lo hace normalmente, del mismo modo el ejecutivo, cuyo trabajo se analiza, puede amoldar su conducta a lo que imagina que se espera de el y esto puede guardar poca relación con su trabajo habitual. Estas dificultades disminuyen si se emplea el sistema de de cambio constante de impresiones ( interviús con el ejecutivo, etc. ). Pero precisamente cuando el problema a resolver es el exceso de trabajo del ejecutivo, puede ocurrir que no tenga tiempo para esa serie de cambio de impresiones que se necesitan.
Puede utilizarse una técnica de auto-observación pero, como el mejor jefe ejecutivo propende a ser extrovertido, encuentra dificultad para ser consecuentemente introspectivo con el fin de analizar el caracter de cada una de sus acciones y el tiempo que invierte en ellas dentro de un periodo lo suficientemente largo para obtener observaciones significativas.
Cuanto más se ejercitan estas herramientas, más proactivo es uno y mayor control sobre la vida se tiene. Algunas pautas a seguir para llegar a ser más proactivos, son:
- Hacerse una promesa, y mantenerla.
- Poner atención a las palabras que se dicen en el día, registrando cuantas veces se utiliza el lenguaje reactivo, procurando cambiarlo la próxima vez.
- Identificar alguna situación a la que se tenga que hacer frente en el futuro y en la que se detecte que siempre se comporta reactivamente, analizar por qué se hace y tratar de ser proactivo ante dicha situación.
- Hacer algo que siempre se quiso hacer pero nunca se atrevió. (Subir se a una montaña rusa, invitar a alguien a salir, emprender un nuevo negocio etc.)
- Al enfadarse con alguien, hay que ser el primero en disculparse.
- Identifica r algo que siempre preocupe y que no se pueda hacer nada al respecto, y olvidarse de ello.
- Oprimir el botón pausa ante cualquier situación desfavorable.
- Establecer metas a corto, medio y largo plazo, y cumplirlas.
Conclusión:
PRD
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