Análisis de los recursos más usuales para mantener un nivel de comunicación óptimo

 

Para que haya una buena y auténtica comunicación se deben tener en cuenta ciertas reglas:

1. La comunicación a nivel visceral (apertura emocional con honestidad) nunca debe implicar un juicio del otro.

2. Las emociones no son morales (buenas o malas).

3. Los sentimientos (emociones) deben estar integrados con el intelecto y la voluntad.

4. En la comunicación a “nivel visceral” las emociones deben ser “reportadas”.

5. Con raras excepciones las emociones deben ser reportadas en el momento en que se están experimentando.

Resumiendo, podríamos decir, que los beneficios de la comunicación visceral son los siguientes:

• El beneficio obvio y primordial de una comunicación a “nivel visceral” será una real y auténtica relación y lo que hemos llamado “encuentro” verdadero de personas.
• El segundo y más importante resultado de dicha comunicación es que habiéndome comprendido a mí mismo porque me he comunicado, encontraré los patrones de inmadurez cambiando gradualmente hacia patrones de madurez.
• El tercer beneficio de la comunicación a “nivel visceral” es que evocará en otros una apertura y honestidad sensible, la cual es necesaria si la relación quiere hacerse mutua e interpersonal.

Áreas clave de la comunicación oral

• Preparación previa
• Ambiente adecuado Comunicación oral Eficaz presentación
• Escuchar con atención

“Sombras” en la comunicación

Para que la comunicación se lleve a cabo en forma óptima, todos los elementos que participan en ella deben estar funcionando bien. Basta que uno falle, para que el proceso entero fracase.

Si el emisor no se expresa con claridad o es ambiguo en el mensaje, la comunicación es deficiente. Para que se dé un buen mensaje comprensible para el receptor este debe ser preciso, conciso y suficiente; de tal manera que, si usted es el emisor, mezcla varias ideas en una oración, porque va expresando todo lo que se viene a la mente, usted falta a la claridad que exige una buena comunicación.

· Receptor distraído

Si el receptor se encuentra desatento será muy difícil que pueda captar el mensaje; por eso al emisor se le recomienda que esté atento a como es el estado de su interlocutor o de su público, porque podría darse el caso que el mensaje se encuentre bien expresado pero el oyente no esté en las óptimas condiciones para recibirlo.

· Evasión (falta de interés)

Uno de los principios más importantes y difíciles de todo el proceso comunicativo es el saber escuchar. La falta de comunicación que se sufre hoy día se debe en gran parte a que no se sabe escuchar a los demás. Se está más tiempo pendiente de las propias emisiones, y en esta necesidad propia de comunicar se pierde la esencia de la comunicación, es decir, poner en común, compartir con los demás. Existe la creencia errónea de que se escucha de forma automática, pero no es así.

· Interpretación incorrecta

Si al emitir el mensaje se producen contradicciones en lo que se habla, se presentaran incoherencias que pueden ser detectadas por los receptores, perdiéndose credibilidad en el mismo o esta tan lleno de contradicciones que el receptor resulta desubicado en lo que quiere el emisor.

· Mala codificación

El canal seleccionado debe ser el apropiado para el contexto y el público a quien se está dirigiendo porque si no se pueden producir bloqueos en la comunicación; asimismo el código debe ser el adecuado, no es lo mismo hablar a un público heterogéneo, que hablar a jóvenes, a personas de la tercera edad o a altos ejecutivos que a personas de un sindicato.

No todos los códigos son efectivos para todas las personas ni en todas las situaciones. Al momento de elegir uno, el emisor debe cerciorarse de dos cosas. Primero, de que el receptor maneja ese código, es decir, de que lo entiende y, segundo, de que el receptor podrá captar el código en la situación en que se encuentra

· Repetición cuando no somos entendidos

La comunicación también puede fallar cuando el receptor no modula bien el mensaje, o cuando su tono es tan bajito que no se alcanza a escuchar y se hacen presunciones del mismo por parte de un receptor que no se atreve a preguntar qué es exactamente lo que el emisor plantea; pero también se puede fallar en la comunicación cuando la entonación o acentuación del mensaje no es la correcta, dando vía a equívocos o malas interpretaciones que incluso pueden llegar a generar conflicto entre las partes.

· La verdadera percepción

Lograr una buena comunicación permitirá que las partes obtengan de ella el mayor beneficio posible. Para lograrla se debe dar entre las dos partes, es decir deberá haber un emisor, un receptor y un mensaje. Una buena comunicación se dará cuando una parte emita su mensaje y la otra la escucha y la entienda y viceversa.

Defectos por parte del que habla

• No organiza su pensamiento antes de hablar.
• Se expresa con imprecisión
• Intenta encerrar demasiado en un enunciado o demasiadas ideas en sus exposiciones, dificultando la síntesis.
• Sigue hablando por falta de seguridad, sin apreciar la comprensión del interlocutor.
• Pasa por alto parte de las respuestas del interlocutor y así la conversación no prospera.
• “Muletillas” (Voz o frase que uno repite con frecuencia)
• Falta de naturalidad.

Defectos por parte del oyente

• No presta la debida atención
• Está pensando en su respuesta y la ensaya, en vez de escuchar.
• Tiende a fijarse en detalles y pierde el sentido de las informaciones principales.
• Repite más de lo que el interlocutor ha dicho.

Mecanismo de defensa en la comunicación

¿Qué queremos decir con mecanismos de defensa en la comunicación?, Podríamos decir de una forma más purista que “Son mecanismos psicológicos inconscientes destinados a reducir o suprimir todo elemento susceptible de poner en peligro el equilibrio psicológico del individuo, para que éste pueda seguir funcionando normalmente “.

Los utilizamos cuando sentimos situaciones adversas para nosotros, sentimos peligro, incomodidad, y debemos mantener el equilibrio para sentirnos bien.

• Represión: Para reducir la ansiedad se “anula” necesidad. Retorno a una etapa superada del desarrollo. Mantener fuera de la conciencia(reprimir) las pulsiones penosas o en desacuerdo con nuestros valores.
• Racionalización: Se busca otra explicación, válida pero no verdadera. Justificación de una conducta mediante razones que son aceptables para nosotros, evitando la razón real porque sabemos que no es aceptable.
• Retraimiento: Se renuncia a alcanzar el objetivo cuando se prevén dificultades.
• Proyección: Se atribuyen al otro particularidades o sentimientos propios de uno mismo.
• Autismo: Pérdida de contacto con el entorno.
• Identificación: Apropiación de cualidades o modos de comportamiento de otra persona.

Distorsiones en la transmisión

Una gran parte de la comunicación es escuchar, pero es la parte que la mayoría de las personas se olvida hacer. Para poder escuchar efectivamente, una persona debe dejar a un lado sus propias opiniones mientras el otro habla. Esta es la única manera de escuchar realmente lo que dice el otro, aunque no estés de acuerdo con él completamente. La mejor manera de saber si entendemos correctamente a la otra persona es repetirle lo que ha dicho y lo que crees que significó.

En sí la distorsión de la comunicación es consecuencia del largo proceso de transmisión de un mensaje, esto ocurre al intervenir demasiadas personas en el canal de comunicación demasiado largo, cada uno interpreta el mensaje recibido y lógicamente transmite su propia interpretación.

Por lo tanto, se dan las siguientes situaciones:

• Condensación: Sólo se transmite lo evidente (se pierde el detalle)
• Cierre: Se “rellenan” los “huecos” de mensajes ambiguos, poniendo cosas de nuestra cosecha.
• Expectación: Suavizar o exagerar cosas en función de la expectación del interlocutor, para gradarle o evitar su disgusto.
• Prejuicios de memoria: Decir lo que se cree que desea oír el otro, en lugar de decirle lo que debería escuchar.
• Adaptación: Agrandar (o disminuir) en el mensaje aspectos discordantes del tono general.
• Asociación: Introducir en el mensaje ideas o hechos que no pertenecen al contexto del que se habla.
• Diferencias individuales: Emisión y recepción están condicionadas por la codificación -descodificación a que las somete la personalidad de los receptores.

Elementos para obtener la confianza de los clientes.

• Fiabilidad: El cliente quiere estar seguro de que haremos lo que decimos. No deberemos hacer promesas que luego no se cumplan.
• Aceptación: Aceptemos al cliente como es. No le juzguemos ni critiquemos. Es la persona más importante
• Franqueza: El cliente puede aceptar buenas o malas noticias, pero no sorpresas ni engaños.
• Congruencia: Demostrar siempre que lo que decimos concuerda con lo que sentimos y hacemos.

Pedro Rubio Domínguez (Dircom)

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