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Contar con un equipo sólido y
profesional dentro de las empresas es una prioridad. Cualquier organización que
pretenda escalar para alcanzar altos estándares dentro de su mercado de
competencia requerirá de talento humano experimentado y comprometido. Esto se
logra con un plan de capacitación continuo o permanente.
Ten en cuenta que el personal
podría sentirse poco valorado al no encontrar herramientas que le permitan
evolucionar dentro del ámbito profesional y laboral. Por ello, implementar de
manera adecuada una estrategia de capacitación no solo hará que el trabajador
permanezca por más tiempo dentro de la organización, sino que lo impulsará a
sentirse más preparado y alineado con los objetivos corporativos.
En otras palabras, elaborar
planes de formación es una forma de mejorar las habilidades de los miembros de
tu equipo. Son beneficiosos no solo para tu empresa, sino para todo el personal
al mejorar la tasa de retención de talento y su productividad, volviéndose un
círculo virtuoso de ganar-ganar.
QUÉ ES
UN PLAN DE FORMACIÓN
Es un documento esquematizado que
integra los contenidos y dinámicas para enseñar una habilidad específica
mediante un programa y conjunto de materiales predeterminados; generalmente, se
enfoca en los trabajadores de una organización para adquirir o reforzar
conocimientos y experiencias.
Al implementar un buen plan de
capacitación, primero debes asegurarte de conocer muy bien a tu equipo: analiza
sus intereses, habilidades y gustos. Esto te permitirá tomar decisiones más
estratégicas para el desarrollo de tus objetivos.
Los programas de capacitación te
permitirán contar con una plantilla especializada que esté al tanto de las
innovaciones, las herramientas y los recursos que se requieren para estar a la
vanguardia.
5 objetivos de un plan de formación
El objetivo principal radica en
apoyar a los empleados para que alcancen los objetivos estratégicos del área en
la que se desempeñan. Sin embargo, de este documento se desprenden otras
vertientes que van más allá y que puedes plantearte como metas a conseguir.
1. Incremento de la
productividad
A través de un plan de formación
bien estructurado, se puede contribuir a un rendimiento global de la
organización, ya que, si un empleado está realmente preparado para realizar la
actividad para la que fue contratado, podrá completar sus tareas asignadas sin
errores y en un tiempo óptimo.
2. Profesionales altamente
calificados
El valor del talento de los
colaboradores aumentará porque tendrán mejores habilidades y se especializarán
en las actividades propias de posición. Contar con personal altamente
calificado hoy representa un factor de competitividad para las empresas, ya que
la plantilla laboral responderá mejor a los cambios que puedan darse en el
mercado, proponer soluciones e innovar con impacto positivo.
3. Oportunidad de crecimiento
para los trabajadores
Una empresa que le brinda a sus
empleados las herramientas necesarias para dominar su área de trabajo, le
otorga a la vez acceso a nuevos caminos y retos profesionales, como ascensos y
oportunidades de crecimiento dentro de la compañía.
4. Fomenta la retención de
talentos
Implementar un plan de formación
contribuye también a contar con personal que se sienta reconocido y apoyado,
pues de alguna manera aumentará su compromiso y fidelización con su labor y la
compañía, al sentirse parte de una entidad que aporta a su crecimiento
profesional. Ten en cuenta que cuando no se sienten valorados, el 76 % buscarán
una nueva oportunidad laboral.
5. Mejor respuesta ante las
crisis
Incentivar la capacitación
laboral en tu empresa te permitirá generar una cultura de aprendizaje continuo.
Sin duda, es un gran beneficio para la toma de decisiones en momentos críticos,
la generación de nuevas ideas, la adaptación a los cambios tecnológicos e
impulsar a los líderes de nuevos proyectos.
Elementos
de un plan de formación
Antes de implementar un plan de formación,
debes considerar algunos elementos generales que garantizarán que la
capacitación se lleve a cabo de manera adecuada e integral, a fin de cumplir
con los objetivos que te hayas propuesto.
Traza
los objetivos de aprendizaje
Como todo plan, necesitas definir
los objetivos sobre la capacitación que vas a impartir. Trazar tus objetivos
generales será fundamental, así sabrás qué es lo que quieres conseguir y cómo
hacerlo.
Necesitas
un esquema para llevarlo a cabo
Es importante considerar tiempos,
formatos, programas, cronograma y el personal que se hará cargo de todo el
procedimiento. Esto te ayudará a configurar el «cómo» se realizará la
capacitación. Aquí la comunicación precisa con las personas encargadas será de
suma importancia para desarrollar cada uno de los cursos y asegurar el éxito.
Presupuesto
de insumos y materiales
Según el método de formación que
selecciones, es posible que debas proporcionar materiales específicos a quienes
vas a capacitar. En ese sentido, contar con un presupuesto para cubrir los
insumos de la capacitación es indispensable para que esta se lleve a cabo de la
manera más adecuada.
Contenidos
de capacitación
Este es un elemento esencial de
cualquier formación. El contenido para impartir el conocimiento será la clave
para que los capacitados obtengan realmente lo que necesitan. Definir el
contenido adecuado es fundamental, por lo que se debe considerar extensión de
la información, los temas, categorías, subtemas específicos, datos, fuentes,
prácticas, guías y todo lo que sea indispensable para lograr una capacitación
exitosa.
En este sentido, puedes usar
diferentes medios o vías, por ejemplo, con una plataforma para crear campañas
de email marketing con contenido educativo.
Cómo
hacer un plan de formación
1. Haz un diagnóstico de
necesidades
Si bien ya tendrás una idea
general de la dinámica o lo que quieres para tu capacitación, el primer paso
del plan debe ser conocer las necesidades de la organización o entidad que
capacita. Al hacer un diagnóstico de lo anterior, podrás ir personalizando y
configurando el contenido medular de los programas para ejecutarlos.
Debes saber cuál es tu audiencia
o público para capacitar, el número de personas, si es presencial o virtual,
entre otros aspectos. No es lo mismo brindar capacitación a un grupo de 5
personas que a un equipo de 20 integrantes.
Puedes obtener información sobre
tu público mediante encuestas o entrevistas para analizar cuáles son las
habilidades y destrezas, lo cual te ayudará a definir el nivel de capacitación;
seguramente habrás visto algunos cursos que empiezan por lo básico y van
subiendo de nivel según los conocimientos de los interlocutores.
2. Establece objetivos del
plan
Una vez definidas las necesidades
de capacitación, tus objetivos deben responder al desarrollo de conocimientos,
habilidades, destrezas o aptitudes que deseas que tu personal alcance, tanto de
manera general como específica.
Recuerda que es fundamental saber
qué buscas con esa capacitación, quizá quieres incrementar la productividad de
un área específica, tal vez tener el personal con las habilidades para un nuevo
proyecto o que el personal asimile una nueva tecnología.
Ejemplo de plan de
capacitación: necesidades y objetivo
3. Piensa en qué formato
impartirás la capacitación
Ahora es tiempo de que definas
cómo impartirás la capacitación. Si es presencial, piensa en el tipo de sala y
los materiales; por ejemplo, podrás necesitar un proyector y tal vez algunos
documentos impresos. En otro caso, podrías hacerlo virtual y por igual
requerirás materiales de apoyo, como brindar una guía en PDF.
El formato también implica cómo
entregarás estas capacitaciones; por ejemplo, por módulos, secciones o con un
temario. Determina si lo puedes hacer en una sola sesión o en varios días.
4. Diseña el programa y sus
contenidos
Identificando lo anterior es
momento de diseñar las sesiones y el programa que se cubrirá en el plan de
capacitación. Esto es clave porque se convertirá en la parte medular sobre la
que se desarrolle y evolucione tu curso. Es fundamental para establecer el
contenido y las estrategias de enseñanza que van a impartirse.
Con base en las secciones o el
temario, tendrás que desarrollar todo el contenido que explicarás.
Ejemplo de plan de capacitación:
descripción
5. Define quiénes
impartirán la capacitación
Con base en el punto anterior, es
importante indicar quiénes serán los expertos o especialistas que impartirán la
capacitación. Deben tener conocimiento sobre el tema y habilidades de
comunicación y manejo de grupo.
Toma en consideración que el
contenido puede ser desarrollado por varias personas relacionadas con las
temáticas, pero la capacitación deberá estar a cargo de aquellos que dominan
este proceso. Por lo general es una persona, pero dependiendo de tu formato,
podrías tener un especialista por módulo o por tema.
6. Desarrolla un calendario
o cronograma
Hasta el momento ya habrás definido
tu capacitación, así que en tu plan es importante señalar cuándo se realizará,
qué días, horarios y quiénes serán los responsables.
Ejemplo de plan de
capacitación en Word: calendario
El ejemplo consiste en un
cronograma simple porque es una capacitación de 2 días para un tema muy
específico; pero podría abarcar unas semanas, meses o hasta un plan anual de
capacitación. Nota cómo hay dos especialistas para cada uno de los días.
7. Señala los recursos y
requerimientos
Según sea el tipo de capacitación
que necesitas implementar y el formato, podrías agregar un apartado de recursos
o materiales. En él indica qué tipo de elementos requieres para la
capacitación, sobre todo cuando debes presentar el plan, con el fin de obtener
el presupuesto para su ejecución.
Recuerda que tu plan es
personalizado, así que deberá responder a las necesidades particulares de tu
organización o tipo de capacitación. Por ejemplo, en algunas empresas se
elabora anual, que incluye la formación obligatoria y opcional para ciertas
áreas o miembros dentro de la organización; así llevan un control de que se han
llevado cabo conforme a lo planeado.
8. Ejecuta tu plan
Luego de cubrir los puntos
anteriores, ya podrás ejecutar las actividades de capacitación. Básate en una
guía que bien podría lucir así:
Ejemplo de plan de
capacitación en Word
En este punto es primordial
mantenerte al pendiente de cualquier imprevisto para tener la posibilidad de
solventarlo en caso de que se presente, tanto en la capacitación como por
problemas técnicos. Anticipa el escenario en el que estarás para cuidar detalles
ambientales o técnicos; por ejemplo, si es virtual, proporciona una buena
conexión de internet; si es físico, ten insumos a la mano para invitarles a los
capacitados.
Practica la capacitación para que
veas cómo fluye el contenido, si te ajustas al tiempo y si estás abarcando todo
lo necesario.
9. Evalúa los resultados y
realiza ajustes
Utiliza instrumentos para saber
si tus objetivos específicos se cumplieron y si los capacitados adquirieron los
conocimientos esperados. Evaluar los resultados te ayudará a saber si tu
esfuerzo tuvo éxito y para ello puedes usar encuestas y exámenes.
Si en tus resultados percibes que
hay aspectos por corregir, realiza esos ajustes para que tu plan sea cada vez
mejor. Este momento también es propicio para evaluar aspectos relacionados con
las sesiones de capacitación y sus instructores.
10. Reconoce o certifica a
los participantes
Al finalizar cada curso, entrega
un reconocimiento o certificados a los participantes. Es una excelente forma de
mantenerlos motivados y contribuir a su crecimiento personal y profesional; es
una especie de recompensa por el esfuerzo y tenacidad para asistir a cada una
de las sesiones. Estas certificaciones también te permiten contar con elementos
tangibles en caso de auditorías o si requieres reforzar la implementación de
alguna política de calidad.
No olvides comunicar y difundir
tu plan de capacitación, ya sea internamente si el objetivo es ejecutarlo con
los integrantes de tu empresa, o promoverlo externamente cuando se trata de una
capacitación que brindarás a terceros.
3 ejemplos de planes de
capacitación exitosos
Dentro de las empresas se pueden
aplicar una infinidad de planes de capacitación, ya sea permanentes o cíclicos.
Mediante ellos se puede orientar al personal hacia la adquisición de nuevas
habilidades, la especialización o el compromiso social con la compañía.
Como has podido observar, la
cultura de la capacitación —mediante la implementación de planes— es una de las
inversiones más rentables que puede hacer una empresa. Así que asumir una
política de capacitación permanente será una de las mejores herramientas para
que los equipos de trabajo mejoren su desempeño. Considera crear un sitio web
con cursos al que tus colaboradores puedan acceder en todo momento, como una
plataforma virtual que les dará la flexibilidad que necesitan para aprender.
Escrito por Diego Santos @DiegoSantosSic
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