Hay personas tan resolutivas que nunca dejan una tarea por hacer, un correo sin leer o una llamada que atender. ¿Cómo lo consiguen? En realidad todos podemos ser igual de eficientes, señalaba el escritor Paul Rulkens en su libro "The Power of Preeminence".
"El alto rendimiento comienza con una mentalidad que se traduce en las cosas que haces. Una vez tengas esta mentalidad eficiente eso se traducirá en comportamientos y luego en acción" apunta Rulkens en su ensayo.
Basándose en el libro, Up SPAIN, empresa especializada en la gestión de beneficios sociales para empleados, revela que las personas más productivas son aquellas que llevan a cabo estos 12 hábitos en su día a día:
1. Se centran en lo que importa
Las personas que son altamente productivas han establecido objetivos claros y una visión de lo que quieren lograr a largo plazo. Se centran en lo más importante y se dan cuenta de que "el 80 % de lo que hacen no importa", dice Rulkens. En su lugar, se concentran en ese 20% restante y allí destinan todo su esfuerzo.
2. Conocen la diferencia entre "importante" y "urgente"
La gente extremadamente productiva sabe que "importante" y "urgente" son dos cosas diferentes. Muchos temas necesitan de una respuesta inmediata, pero si te desvías solo por estas cuestiones, perderás tiempo apagando incendios innecesarios en lugar de conseguir desarrollar este proyecto core para el negocio.
3. Planifican su día
Cuando algunas de las personas más inteligentes del mundo quieren ser productivas, asisten a un curso de formación ejecutiva por ejemplo. Robert Pozen, autor del libro "Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours", recomienda que para mantenerse en la senda de la productividad, debes ser meticuloso en la planificación de las tareas pendientes y el establecimiento de objetivos.
4. Saben dónde encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan
"Debes encontrar el mejor sistema para acceder fácilmente a toda la información y recursos que necesites", apunta Pozen. Él, por ejemplo, guarda los archivos en cada uno de sus cursos para que pueda acceder fácilmente a ellos y agrega noticias relevantes periódicamente. De esta manera, puede actualizar los cursos que imparte con los eventos y tendencias más actuales.
5. Se fijan rutinas
Es importante organizar tu vida personal para poder desconectar una vez sales del trabajo. Así, las personas más eficientes tienen su propia rutina diaria: se despiertan a la misma hora, desayunan lo mismo, y se visten con la ropa que se han preparado la noche anterior. Puede sonar aburrido, pero piensa en el tiempo que pierdes cada mañana preguntándote qué ponerte o desayunarás y reserva tu energía para tareas realmente valiosas.
6. Aprovechan los tiempos muertos
"Esos 10 minutos antes de tu próxima reunión o las dos horas de vuelo hacia la otra sede de la empresa se pueden convertir en la mejor noticia para tu productividad", explica Pozen. Si tienes una lista de tareas pendientes, aprovecha para repasarlas rápidamente y seleccionar aquellas que puedas realizar en poco tiempo, como responder correos electrónicos o repasar la presentación de tu próxima reunión.
7. Solo asisten a reuniones de utilidad
Las reuniones son un mal necesario y pueden ayudar a la productividad cuando se realizan de forma eficiente. Pero las reuniones mal planificadas te pueden hacer perder un tiempo precioso, señala la coach empresarial Melissa Mizer y fundadora de la firma MoreSeekers. Según ella, las reuniones eficaces deben tener cinco componentes:
- Tiene solo a las personas adecuadas y necesarias.
- Los roles están claramente definidos.
- Explican el propósito de la reunión por adelantado.
- Fijan los objetivos de la reunión.
- Definen los próximos pasos a seguir antes de que termine la reunión.
8. Hacen las cosas que nadie quiere hacer
A veces hay que "comerse el marrón", reconoce Rulkens. Y es que afrontar situaciones o conversaciones difíciles con éxito es esencial para conseguir un alto rendimiento.
9. No son perfeccionistas
Al contrario de lo que se suele pensar, las personas productivas huyen del perfeccionismo extremo, ya que solo provocará nerviosismo y temor ante proyectos desafiantes. "Tu propuesta no necesita 10 versiones borrador", ejemplifica la coach.
10. Buscan huecos en su horario
En reuniones maratonianas es fácil perder el hilo o la concentración. Todos necesitamos unos minutos para pensar, y por eso las personas más eficaces liberan espacios para reflexionar. Si tienes demasiadas cosas programadas y una de ellas va mal, tendrás que interrumpir todo tu horario y posponer otras tareas importantes, así que asegúrate de gestionar el tiempo de forma inteligente para tener margen de maniobra.
11. Multitasking sí, pero con prudencia
La multitarea es esencial para las personas productivas, pero hay que elegir bien las actividades que simultanear. No puedes redactar un informe mientras conduces, pero sí que puedes consultar un correo electrónico durante una llamada. "Las tareas deben ser complementarias: es decir, debes compatibilizar cuestiones importantes con tareas simples.", añade.
12. Delegan
Ser eficaz y altamente productivo implica necesariamente saber delegar tareas para concentrar tu energía en lo que consideres más relevante.
Fuente: Equipos y Talento
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