EL EMPLEO EFICAZ DEL TIEMPO

Al contrario de lo que suele creerse, el tiempo no se puede ahorrar: se nos escapa de las manos a medida que el día avanza, y cuando el día se acaba, el tiempo de ese día también. Todo empresario debe emplear su tiempo con eficacia, y la única manera de lograrlo es administrarlo bien. 

Si usted administra bien su tiempo, podrá hacer más cosas y conseguir resultados más apreciables. Usted no puede optar entre gastar o no gastar su tiempo. El tiempo es uno de los recursos más valiosos, pero no tiene más remedio que gastarlo. Y el objeto de este tema es exponer técnicas que permiten emplear el tiempo eficazmente. 

Determinar qué objetivos son importantes constituye la clave del empleo eficaz del tiempo. Una vez que haya decidido firmemente que un objetivo es importante, haga una lista de las tareas necesarias para lograrlo ordenadas cronológicamente. Procure que la primera de estas tareas sea lo más fácil posible, pues llevarla a buen término le dará confianza para proseguir. 

Sin beneficios su empresa morirá. Tenga esto presente al programar el uso de su tiempo. Todo problema que incida en los beneficios debe ser atendido antes que cualquier otro. 

Una característica esencial de los empresarios es su capacidad para trabajar de manera organizada. A otros podrá parecerles que son muy organizados, pero lo cierto es que la mente subconsciente de casi todos los empresarios está siempre atenta. Cuando usted comprenda que el debido uso de su tiempo es fundamental para su éxito somo empresario, comprenderá igualmente que el tiempo es uno de sus más preciosos recursos. 

Es probable que usted piense en algún aspecto de sus negocios cada vez que tenga algún tiempo libre. En esos momentos hágase preguntas que lo ayuden a concentrar su atención en problemas específicos y a encontrarles soluciones. 

Los empresarios que triunfan usan su tiempo de la mejor manera; saben que el tiempo que pasa no retorna jamás. Si quiere proceder como un verdadero empresario, no desperdicie ninguno de los sesenta minutos de cada hora. La organización, la planificación y el respeto de los plazos fijados son las claves de una buena administración del tiempo. 

Pedro Rubio Dominguez (MDI) Consultor del IEGE

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Recuerde:

• Que una de las pocas cosas cuyo dominio está casi totalmente en sus manos es el uso de su tiempo.

• Gestión eficaz del tiempo significa lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y más rápida

• Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareas de dirección, colaboradores, creatividad, familia, tiempo libre).

• Tener una visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades.

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RECOMENDADO

CUADERNO DE GESTIÓN: “LO QUE TODO EMPRESARIO DEBE SABER” 

© Pedro Rubio Domínguez/Instituto Europeo de Gestión Empresarial-Madrid (España)

ISBN-10: 84-689-7602-4 -Nº REGISTRO 06/21440

Este cuaderno está destinado principalmente a los pequeños empresarios, a los emprendedores y a los gerentes de PYMES, pero su lectura puede ser de gran provecho también para todo hombre de empresa sin excepción y para los analistas y consultores de empresa, especialmente en los países en desarrollo.

Este cuaderno LO QUE TODO EMPRESARIO DEBE SABER que ofrecemos a los lectores en lengua española, consta de 13 Temas, en la que el autor reúne en una exposición clara y sistemática los conocimientos necesarios para un correcto control de la gestión empresarial. No es un texto más en la bibliografía sobre temas empresariales; es el primero, completo y puesto al día que se publica sobre la materia y dirigido exclusivamente a los que se inician en la dirección de empresa. Pero, además, es un CUADERNO que recoge y condensa el conocimiento y la experiencia del autor de una vida consagrada al análisis y activación de empresas durante más de 30 años.

Pedidos a:

INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Formación & Consultoría

Dpto. de Información de Programas

iege.formacionyconsultoria@gmail.com 

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FORMACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS

Para ser un buen vendedor es necesario superar una fase de formación.

En muchas ocasiones, los vendedores tienen que informar al cliente potencial intentando convencerlo de que compre el producto o servicio que le ofrecen.  Muchas veces hay que ofrecer un servicio posterior a la venta. A fin de poder realizar estas tareas, el vendedor tiene que contar con una sólida formación que le permita argumentar y rebatir las objeciones que pueda plantearle el cliente.

Aparte de las técnicas de venta y negociación, el vendedor tiene que recibir una formación sobre el producto que ofrece, complementada con una explicación de los productos que venden sus competidores.

Como en cualquier otro puesto de responsabilidad, cuando una persona entra en una empresa tiene que estar informada de la misión de la empresa. Podemos dividir la formación de un vendedor en dos etapas:

1) Una primera etapa en la que el vendedor tiene que adquirir los conocimientos básicos en relación con el producto o servicio que ofrece, las características de la empresa, etc. Ésta podría considerarse una etapa en la que el vendedor adquiere una formación de base.

2) Una segunda etapa que engloba, por una parte, el reciclaje continuado del vendedor en técnicas de venta y marketing; por la otra, una formación continua que asegura el conocimiento de los nuevos productos que salen al mercado y que la empresa piensa comercializar.

De cualquier manera, en una sociedad tan cambiante como la actual, y dado que nos encontramos inmersos en un proceso de mundialización, debemos pensar que en cualquier tipo de trabajo -y en la venta todavía más- la necesidad de una formación continua es imprescindible. La única garantía para ser competitivos es estar al día en el campo de las nuevas tecnologías, así como en todas las actividades que hagan referencia al mundo comercial.

Pedro Rubio Domínguez (MDI)

Nuestra experiencia nos indica que el equipo comercial realiza su labor diaria de una forma mecánica e invariable durante todos sus años de experiencia. Por ello, las empresas han de aleccionarse sobre cómo adaptarse a los tiempos, y eso implica tanto el día a día como los objetivos estratégicos. CURSO RECOMENDADO                                                                                          Dpto. de Información de Programas iege.formacionyconsultoria@gmail.com  _________________________________________

LA TOMA DE DECISIONES

Un empresario debe ser creativo, sobre todo cuando tome decisiones. Debe tener una gran confianza en sí mismo y en su aptitud para tomar decisiones acertadas. Esta capacidad para decidir es una de las características más significativas del empresario.

Use su experiencia para guiarse en la adopción de decisiones, pero recuerde que las circunstancias en que tiene que decidir hoy jamás son iguales a las circunstancias en que tuvo que decidir ayer. El problema que debe resolver ahora puede ser parecido a otro que debió resolver antes, pero forma parte de una situación diferente.

En cualquier empresa, los problemas claves son aquellos en cuya solución se tiene poca o ninguna experiencia que pueda servir de guía. Cuando las circunstancias de un problema son nuevas o poco habituales, las soluciones rutinarias no sirven. Para ser empresario, usted debe poder resolver problemas con los que no está familiarizado.

La capacidad para desenvolverse en situaciones ambiguas e inciertas es una casualidad muy valiosa de un empresario. Usted debe abordar a la vez con confianza y realismo el proceso de adopción de decisiones, de esta manera podrá utilizarlo con eficacia en la realización de sus metas y aspiraciones.

Tomar decisiones llamadas a tener grandes consecuencias no es cosa fácil, y puede haber necesidad de tomarlas bastante a menudo. Pero hay algo peor que adoptar una decisión equivocada: no adoptar ninguna. Recuerde que decidir es un arte; cuanto más lo practique, más lo dominará.

Pedro Rubio Dominguez(MDI)

Consultor del INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Madrid-España

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   CURSO RECOMENDADO PARA LOS EMPRESARIOS 

 QUE DEBE TOMAR DECISIONES ESTRATÉGICAS EN SU EMPRESA  

CUADERNO DE GESTIÓN: “LO QUE TODO EMPRESARIO DEBE SABER” 

© Pedro Rubio Domínguez/Instituto Europeo de Gestión Empresarial-Madrid (España)

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Apuntes del autor sobre este importante tema:

La planificación ayuda a fijar los objetivos de una empresa. A medida que su empresa se expanda, la planificación se hará más necesaria y usted le dedicará más tiempo, y menos a las tareas relacionadas con la marcha de la empresa día tras día. 

Encargue a otros las tareas rutinarias; así dispondrá de más tiempo para las actividades de planificación que incumben propiamente al empresario. 

Toda buena planificación comprende procedimientos para el seguimiento de la ejecución de los planes a fin de garantizar que sean puestos debidamente en práctica. Los planes a largo plazo, aunque pueden modificarse, dan una orientación a todas las actividades de la empresa. La planificación ayuda a establecer con precisión los resultados que se esperan de determinadas tareas. Las probabilidades de éxito en los negocios aumentan si se planifica adecuadamente y si cada persona en la empresa sabe que es responsable de ciertas tareas. 

Planificar el crecimiento de una empresa no es tarea aburrida ni rutinaria. El crecimiento supone cambios, y si usted quiere mejorar su empresa, tendrá que demostrar creatividad e inteligencia. 

Si delega en otros las tareas rutinarias, podrá dedicar más tiempo a actividades de mayor importancia para su empresa. Sea ésta grande o pequeña, es imperativo que usted planifique el uso de su tiempo. Así le será más fácil decidir en qué actividades debe concentrar su atención y esfuerzos.

PRD

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DELEGAR NO ES SOLAMENTE REPARTIR IDEAS

 

Guillermo, además de un gran amigo personal, es un empresario como muchos de los que existen en nuestro país. Hace más de 30 años tuvo que hacerse cargo de la conducción del negocio familiar a partir del fallecimiento prematuro de su padre.

Desde el primer día se puso la empresa “al hombro” y trató por todos los medios de continuar la línea de trabajo del fundador alineándose con la imagen del empresario de los comienzos de los 90´s: el superhéroe que todo lo podía y que tenía la solución para todos los problemas.

Cuando entró a la confitería donde nos habíamos citado se podía ver, más allá de sus casi 60 años, el porte de quien está acostumbrado a ser protagonista y a brindar, con su actitud, seguridad a todos los que lo rodean.

Hacía más de 4 años que no nos veíamos por lo que el reencuentro fue muy emotivo, nos sentamos y recién en ese momento pude apreciar que su mirada no tenia la vivacidad que lo caracterizaba. Se lo notaba cansado, como si llevase una carga que era excesiva para su edad y se mostraba agobiado por momentos.

“Te preguntarás por qué te llamé luego de estos años de no vernos, ¿verdad?”, Guillermo siempre fue de ir directo al punto.

En los últimos 35 años he hecho todo por la empresa, la he priorizado por sobre mi familia y mis deseos personales. Me he dado cuenta que no he vivido situaciones que debí vivir, mi esposa fue madre y padre de mis hijos. Hoy me doy cuenta que no soy el Superman que siempre creí. Todo lo que hemos vivido en los últimos 2 años con la pandemia me ha hecho dar cuenta que soy más Clark Kent (un hombre) que un superhéroe.

Necesito cambiar. He construido una empresa sólida, tengo colaboradores capaces y he comenzado a tomar conciencia que me estoy convirtiendo no sólo, en un cuello de botella para el crecimiento de la empresa, sino que, además necesito tiempo para mí.

Necesito que me ayudes a comprender cómo lograr que la empresa no sea “Guillermo dependiente”, que me acompañes para saber cómo puedo delegar en los demás.

Su planteamiento realmente me conmovió y lo primero que le aclaré es que, en los últimos tiempos, es habitual recibir empresarios en su misma situación. Muchos de los pertenecientes a la generación baby boomer (nacidos entre 1945 y 1964) están descubriendo que hay Vida después del Trabajo y quieren – al menos – equilibrar las cargas y los tiempos laborales.

Esa necesidad real y sentida, hace que tengan una apertura distinta hacia el acto de delegar. Henry Ford dijo alguna vez, que “nadie cambia si no tiene una necesidad real de hacerlo”. Y aplicado a la delegación de tareas podemos decir que prácticamente nadie delega porque lo dicen los libros.

Los empresarios comienzan verdaderos procesos de delegación cuando sienten que lo que hacen ya no les proporciona el placer y la pasión que les despertaba en su momento. Delegan cuando comienzan a sentir (y la palabra mágica es “sentir”) que el día a día es una carga para ellos.

Suelo decir – en nuestras consultorías – que comenzar un proceso de delegación es como iniciar un régimen para adelgazar. ¿Cómo es eso?

Simple, la gran mayoría de nosotros vamos al médico para nuestros controles habituales y él nos explica, con los resultados de nuestros estudios clínicos en mano, los problemas de salud que nos generaría el no hacer un cambio en nuestros hábitos de vida (dieta, actividad física, tiempo de descanso, etc.). Ningún paciente puede negar que el profesional sabe lo que dice y que todo su razonamiento es lógico y correcto.

Por lo tanto, solemos comprometernos a cumplir con lo indicado sin discusión, tal como hacemos frente a un consultor quien con un diagnóstico de nuestra empresa nos dice que si seguimos concentrando el poder y no generamos espacios para el crecimiento de los demás no solamente no tendremos buenos colaboradores, sino que además pondremos en peligro la supervivencia de la empresa (igual que con nuestra salud, ¿no es así?).

Sin embargo, salimos de la consulta y cuando pasamos por la puerta de la confitería que esta junto al consultorio, ¿qué hacemos? Nos tentamos y nos olvidamos. (Lo mismo suele pasar con la recomendación de delegar que nos hace el consultor).

Entonces, ¿Cuándo adelgazamos o cuándo delegamos? Cuando sentimos que lo que estamos haciendo no nos gusta, nos “pesa”, nos hace sentir mal. Ese es el momento en el cual tomamos la decisión real de comenzar el proceso. No lo hacemos por los demás, porque es una buena práctica empresaria o porque el médico nos lo recomienda, lo hacemos porque queremos hacerlo y estamos íntimamente convencidos de ello.

Ese es el punto en el que estaba Guillermo cuando nos encontramos y es el momento ideal también para explicarle que delegar no es simplemente “repartir” tareas para alivianar nuestra carga.

Delegar es un proceso en el cual asignar una tarea a alguien puede ser uno de los últimos pasos, pero debe estar enmarcado por un plan de trabajo mucho más amplio y que abarca, de un modo u otro, a toda la empresa.

Podríamos decir que un buen proceso de delegación comienza con algo tan básico por poder definir qué modelo de empresa vamos a querer tener en el corto, mediano y largo plazo. Esa decisión va a permitir que la organización tenga en claro:

• Qué responsabilidades y tareas deberán llevarse a cabo para que la empresa sea exitosa.

• Cuáles serán las funciones de la Dirección, las Gerencias y los mandos medios. • Qué perfiles profesionales, laborales y personales deberán tener las personas que ocupen esos roles.

• Cómo se van a repartir y coordinar las labores de los distintos responsables para que pueda aprovecharse lo mejor de cada uno.

• Cómo van a diseñarse los procesos de capacitación y formación de las personas que van a ir cubriendo las distintas responsabilidades.

• Cómo será el acompañamiento para que quienes asuman mayores responsabilidades puedan ir desarrollando las habilidades, experiencia y criterios para estar en condiciones de lograr los objetivos propios de cada función.

Cómo pueden apreciar, delegar no es simplemente pasar “la patata caliente” a otra persona para que se haga cargo – muchas veces como pueda – de la responsabilidad que se le ha asignado.

En un proceso de delegación, el trabajo es compartido e implica un verdadero cambio de roles. Comienza con una persona que hace todo (usualmente el empresario) y termina con dos individuos que pasan a tener responsabilidades muy específicas y complementarias.

Uno, quien recibe la delegación, tiene a su cargo llevar adelante las tareas que se le encomendaron mientras que el otro, el empresario, tendrá la responsabilidad primero, de desarrollar la madurez de sus colaborador y luego de controlar o monitorear que las cosas se hagan como deben hacerse.

Es decir, se delega la autoridad para llevar adelante una tarea, pero la responsabilidad sobre el resultado es compartida, quien delega debe asegurarse que no tendrá sorpresas desagradables cuando pregunte si la labor ha sido realizada.

Por lo tanto, cuando planificamos el proceso de delegación también debemos incluir el proceso de control. Ello implica tener información en tiempo y forma para ir viendo cómo van cumpliéndose los objetivos.

Hoy en día, el empresario debe manejar un sistema de control de gestión que le brinde la tranquilidad que los objetivos no sólo se van cumpliendo y las tareas se van realizando, sino que además se lo hace de manera eficiente.

Con este punto (el tablero de control) también se derriba otra de las grandes excusas que suele tener el empresario para no delegar y es el hecho de sentir la seguridad de no perder el control al hacerlo. La persona que dirigió la empresa en primera persona durante tantos años, necesita sentir que está al tanto de aquello que debe enterarse sí o sí.

La labor del consultor entonces, es escuchar al empresario, comprender sus criterios y aprender los factores críticos de éxito del negocio para poder desarrollar un sistema simple, claro y preciso compuesto por un grupo de indicadores que le permita estar en conocimiento de lo que esta sucediendo sin tener que estar preguntando o controlando personalmente cada acción.

No debe ser algo complejo, debe tener la impronta del empresario, dar respuesta a sus inquietudes y ser realmente una ayuda que le dé la tranquilidad de que podrá tomar las decisiones que le corresponde en el momento oportuno.

Como pueden ver, muchas veces minimizamos el proceso al que llamamos “delegar”. No es, como ya lo dijimos, repartir algunas tareas que antes hacíamos. Es un verdadero cambio cultural en la manera de conducir la empresa que implica planeamiento, organización, coordinación y control. Además, le permite al empresario estar convencido que puede ir alejándose de a poco del día a día sin que ello implique perder el control de lo que sucede en la empresa.

Para terminar, me gustaría mencionar una frase de John Maxwell uno de los más importantes consultores en liderazgo, quien hablando del tema de delegación y de la excusa que muchas veces se brinda para no llevarla a cabo (la falta de tiempo) dijo lo siguiente: “Los que nunca tienen tiempo para preparar gente, se ven obligados a tener tiempo después para solucionar sus problemas”

Por lo tanto, la falta de tiempo, la sensación de pérdida de control, la creencia de no contar con las personas capacitadas y formadas no son motivo para no delegar. Simplemente reflejan la falta de un trabajo integral y previo que le brinde las condiciones necesarias para que sea exitoso.

Dr. Juan Carlos Valda – jcvalda@grandespymes.com.ar

Si en algo te sientes identificado y quieres cambiar esa realidad, contáctame por mail. Podemos trabajar en generar una empresa que te permita seguir disfrutándola.

LA ASUNCIÓN DE RIESGOS

Un empresario sabe correr riesgos calculados. no rehúsa los desafíos, pero no es un jugador. Evita las situaciones en que el riesgo es muy pequeño, porque no entrañan ningún reto y no prometen gran cosa. También evita las situaciones en que el riesgo es excesivo, porque lo que quiere es triunfar. Evalúa con realismo los riesgos que vale la pena correr. 

Usted es responsable de la totalidad de su vida, con inclusión de sus éxitos y sus fracasos. Y le resultará más fácil triunfar si quiere y puede correr los riesgos calculados que sean necesarios. 

Nunca trate de imponer su idea a otros. La gente necesita tiempo para aceptar algo nuevo. Si su idea puede influir en el futuro de la empresa, entrañan riesgos, y cuando hay riesgos, la gente vacila y duda. 

Como empresario, usted debe ser un buen estratega, porque tiene que concebir formas prácticas de poner en uso sus ideas creativas. También debe ser capaz de asumir riesgos, pues de lo contrario no podrá aplicar sus ideas y transformarlas en realidades.

La capacidad para arriesgar es necesaria, en particular para delegar autoridad y responsabilidad. Los empresarios que buscan sobre todo el desarrollo de sus negocios se caracterizan por permitir que otros compartan su autoridad y responsabilidad. Cuanto mayor sean su inclinación y su habilidad para delegar las suyas, de tanto más tiempo dispondrá para ocuparse de las actividades más importantes para el éxito futuro de su empresa. 

Las innovaciones gracias a las cuales disponemos de mejores productos y servicios son el fruto de la acción de empresarios que han sabido vencer dificultades considerables y aceptar riesgos calculados. 

En los negocios, como en la vida, no hay ninguna manera de evitar totalmente los riesgos, pero, además, solo asumiéndolos puede usted descubrir de cuánto es capaz y mejorar sus posibilidades de determinar su propio futuro. Así su seguridad en sí mismo aumenta, y también su propensión a correr riesgos, porque va adquiriendo confianza en sus propias fuerzas. Usted acaba por considerar los riesgos como desafíos que exigen sus mejores esfuerzos para lograr lo que quiere.

Pedro Rubio Dominguez(MDI)

Consultor del INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Madrid-España

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   CURSO RECOMENDADO PARA LOS EMPRESARIO QUE SE ENCUENTREN EN SITUACIÓN DE RIESGO

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El riesgo es la probabilidad de que una amenaza se convierta en un desastre. La vulnerabilidad o las amenazas, por separado, no representan un peligro. Pero si se juntan, se convierten en un riesgo, o sea, en la probabilidad de que ocurra un desastre. Sin embargo los riesgos pueden reducirse o manejarse.

CUADERNO DE GESTIÓN: “LO QUE TODO EMPRESARIO DEBE SABER” 

© Pedro Rubio Domínguez/Instituto Europeo de Gestión Empresarial-Madrid (España)

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Qué es el microlearning corporativo y cómo implementarlo en tu empresa

 

En un mundo empresarial en constante evolución, la necesidad de adaptarse rápidamente a nuevos conocimientos y habilidades es más crucial que nunca. El microlearning ha emergido como una solución innovadora para enfrentar estos desafíos, ofreciendo una forma efectiva y flexible de capacitación que se adapta a las demandas del entorno laboral moderno.

Este enfoque de aprendizaje se basa en la entrega de contenido en pequeñas dosis, accesibles en momentos de necesidad, lo que permite a los empleados adquirir y aplicar conocimientos de manera eficiente y conveniente.

En este artículo, exploraremos qué es el microlearning, cómo se diferencia de los métodos tradicionales de capacitación, y cuáles son sus principales beneficios y desafíos.

Qué es el microlearning

Es un enfoque de formación y desarrollo profesional que se centra en ofrecer contenido educativo en pequeños segmentos, fáciles de digerir. Estos segmentos pueden consistir en videos cortos, artículos breves, infografías, quizzes interactivos o cualquier otro formato que permita un aprendizaje rápido y enfocado en un solo tema o habilidad.

El objetivo principal del microlearning es mejorar la retención de información y la eficiencia del aprendizaje, al tiempo que se adapta a las agendas ocupadas de los empleados.

Cómo implementar microlearning

Implementar el microlearning de manera efectiva puede mejorar significativamente la retención de información y la aplicación de nuevas habilidades en el trabajo, adaptándose a las necesidades y tiempos de los empleados y alineándose con los objetivos de la organización.

Pasos para implementar el microlearning

1. Evaluar las necesidades de aprendizaje

El primer paso en la implementación del microlearning corporativo es evaluar las necesidades de aprendizaje de la organización. Es esencial determinar qué conocimientos y habilidades necesitan desarrollar tus empleados para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Para ello, realiza una evaluación de necesidades que identifique las áreas de mejora y desarrollo.

Es importante analizar el público objetivo para comprender sus preferencias de aprendizaje y las limitaciones de tiempo que puedan tener. Conocer a fondo a los empleados permitirá diseñar un programa de microlearning más efectivo y alineado con sus necesidades.

2. Diseñar el contenido de microlearning

Una vez identificadas las necesidades de aprendizaje, el siguiente paso es diseñar el contenido de microlearning. Es fundamental crear módulos breves y enfocados que se puedan completar en pocos minutos, facilitando así el aprendizaje continuo y la retención de información.

Utiliza una variedad de formatos, como videos, infografías, artículos cortos y quizzes interactivos, para mantener el interés y la participación de los empleados. Asegúrate de que cada módulo ofrezca información relevante y aplicable, que los empleados puedan utilizar inmediatamente en su trabajo diario.

3. Elegir la plataforma adecuada

La elección de la plataforma adecuada es crucial para la implementación exitosa del microlearning. Selecciona un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) que soporte microlearning y sea accesible desde dispositivos móviles, permitiendo a los empleados aprender en cualquier momento y lugar. Considera también el uso de aplicaciones móviles específicas para microlearning que ofrezcan una experiencia de usuario optimizada y faciliten el acceso al contenido.

4. Desarrollar el contenido

El desarrollo del contenido debe ser realizado con la ayuda de expertos en el tema y diseñadores instruccionales. Crea los módulos de microlearning asegurándote de que sean atractivos y efectivos. Antes de lanzar el contenido a toda la organización, realiza pruebas con un grupo pequeño de empleados para recibir feedback y ajustar el contenido según sea necesario. Estas pruebas permiten identificar posibles mejoras y garantizar que el contenido cumpla con las expectativas y necesidades de los empleados.

5. Implementar y promover el microlearning

Una vez desarrollado el contenido, es hora de implementar y promover el microlearning en la organización. Introduce el programa de microlearning a toda la empresa y comunica los beneficios y características del mismo a los empleados a través de correos electrónicos, reuniones y otros canales internos.

Para incentivar la participación, ofrece recompensas o reconocimientos a aquellos empleados que completen los módulos de microlearning. La promoción efectiva y los incentivos adecuados pueden aumentar significativamente la adopción y el éxito del programa.

6. Monitorear y evaluar

La implementación es necesario monitorear y evaluar continuamente su efectividad. Recoge feedback de los empleados sobre el contenido y la experiencia de aprendizaje para identificar áreas de mejora. Usa las herramientas de análisis del LMS para monitorear la participación, el progreso y los resultados de aprendizaje. Basándote en el feedback y los datos recogidos, realiza ajustes en el contenido y la estrategia para mejorar continuamente el programa de microlearning.

7. Integrar con otras iniciativas de formación

Para maximizar el impacto del microlearning, intégralo con otras iniciativas de formación en la organización. Combina el microlearning con otros métodos de formación, como talleres, cursos en línea más extensos o mentorías, para ofrecer un enfoque de aprendizaje mixto. Asegúrate de que el microlearning sea una parte continua del desarrollo profesional y no una actividad aislada, promoviendo así un aprendizaje continuo y sostenible.

8. Fomentar una cultura de aprendizaje continuo

Para que tenga un impacto duradero, es esencial fomentar una cultura de aprendizaje continuo en la organización. Asegura el respaldo de los líderes de la empresa para promover y apoyar las iniciativas de aprendizaje. Crea espacios de colaboración donde los empleados puedan compartir conocimientos y experiencias relacionadas con el contenido de microlearning.

Una cultura de aprendizaje continuo no solo mejora las habilidades y competencias de los empleados, sino que también contribuye al crecimiento y éxito a largo plazo de la organización.

Herramientas de microlearning

Es crucial seleccionar las herramientas adecuadas que faciliten la creación, distribución y seguimiento del contenido.

Aquí te presento algunas de las herramientas más utilizadas y útiles para el microlearning:

Plataformas de Gestión de Aprendizaje (LMS)

Moodle: un LMS de código abierto altamente configurable, ideal para organizaciones que necesitan personalizar su plataforma de aprendizaje.

TalentLMS: con una interfaz intuitiva y funcionalidades específicas para microlearning, TalentLMS facilita la creación y distribución de módulos breves.

Adobe Captivate Prime: ofrece soporte para contenido de microlearning, con herramientas para la gestión de aprendizaje y el seguimiento del progreso de los empleados.

Docebo: una plataforma LMS que integra aprendizaje formal e informal, adecuada para microlearning y accesible desde dispositivos móviles.

Herramientas de creación de contenido

Articulate 360: incluye herramientas como Storyline y Rise, que permiten crear módulos interactivos y responsivos, adecuados para microlearning.

Camtasia: ideal para la creación de videos educativos, una herramienta esencial para generar contenido visualmente atractivo y fácil de consumir.

Adobe Captivate: ofrece la posibilidad de crear contenido interactivo y de realidad virtual, perfecto para experiencias de microlearning inmersivas.

Lectora Inspire: una herramienta robusta para la creación de cursos en línea, que permite diseñar módulos de aprendizaje interactivos y atractivos.

Herramientas de microlearning específicas

EdApp: una plataforma dedicada al microlearning, que permite crear, distribuir y analizar módulos de aprendizaje breves y efectivos.

Axonify: combina el microlearning con la gamificación y el refuerzo del conocimiento para mejorar la retención y la aplicación de las habilidades aprendidas.

Grovo: ofrece una biblioteca de micro-lecciones y una plataforma para crear contenido personalizado, diseñada específicamente para el microlearning.

Qstream: utiliza la metodología del microlearning y el espacio de repetición para reforzar el conocimiento y mejorar la retención.

Aplicaciones móviles

LearnUpon: un LMS móvil que permite a los empleados acceder a contenido de microlearning en cualquier momento y lugar, facilitando el aprendizaje continuo.

TalentCards: diseñada para el microlearning móvil, permite crear y distribuir tarjetas de aprendizaje breves y accesibles desde dispositivos móviles.

Edmodo: una plataforma educativa que puede ser utilizada para microlearning, con funcionalidades de colaboración y accesibilidad móvil.

Herramientas de evaluación y seguimiento

Google Forms: una herramienta simple y efectiva para crear quizzes y encuestas, útil para evaluar el progreso de los empleados y recoger feedback.

Quizlet: ofrece la creación de tarjetas de estudio y quizzes interactivos, adecuados para reforzar el aprendizaje a través de repeticiones breves.

Kahoot!: ideal para crear quizzes interactivos y juegos educativos, haciendo que el aprendizaje sea divertido y competitivo.

Plataformas de comunicación y colaboración

Slack: puede ser utilizado para distribuir contenido de microlearning y facilitar discusiones y colaboraciones entre empleados.

Microsoft Teams: ofrece integración con diversas herramientas de aprendizaje y puede ser utilizado para compartir contenido y facilitar el aprendizaje colaborativo.

Trello: útil para organizar y gestionar el contenido de microlearning, facilitando la colaboración en la creación y distribución de módulos.

Herramientas de video y multimedia

Vimeo: para alojar y compartir videos de alta calidad, facilitando el acceso al contenido de microlearning visualmente atractivo.

YouTube: una plataforma accesible para alojar y distribuir videos educativos, con la posibilidad de crear listas de reproducción temáticas.

Powtoon: ideal para crear videos animados y presentaciones dinámicas, haciendo que el contenido de microlearning sea más atractivo.

Estrategias de contenido efectivas

Estas estrategias pueden ayudarte a crear un programa de microlearning efectivo que mejore la retención de conocimientos y la aplicación práctica de las habilidades en el lugar de trabajo.

Service

Estrategias de contenido efectivas para el microlearning

1. Segmentación del contenido: dividir la información en módulos pequeños y específicos.

2. Variedad de formatos: utilizar videos, infografías, quizzes, podcasts, y otros formatos interactivos.

3. Contenido interactivo: incorporar actividades que requieran la participación activa del usuario.

4. Aplicabilidad inmediata: focalizarse en habilidades y conocimientos que los empleados puedan aplicar de inmediato.

5. Refuerzos de aprendizaje: reforzar el contenido a través de repeticiones espaciadas y revisiones periódicas.

6. Gamificación: incorporar elementos de juego como puntos, badges y tablas de clasificación para aumentar la motivación.

7. Micro-lecciones con historias: utilizar storytelling para hacer el contenido más memorable y relevante.

8. Personalización del contenido: adaptar los módulos a las necesidades y niveles de los empleados.

9. Feedback inmediato: proporcionar retroalimentación instantánea sobre quizzes y ejercicios.

10. Acceso móvil: asegurarse de que el contenido sea accesible desde dispositivos móviles.

11. Evaluaciones rápidas: implementar quizzes y encuestas cortas para evaluar la comprensión del contenido.

12. Contenido visualmente atractivo: utilizar gráficos, imágenes y videos para hacer el contenido más atractivo.

13. Enfoque en un solo tema por módulo: cada módulo debe centrarse en un solo concepto o habilidad para evitar la sobrecarga de información.

14. Contenido basado en problemas: presentar escenarios y problemas reales que los empleados deben resolver.

15. Actualización constante del contenido: mantener el contenido actualizado y relevante según las necesidades cambiantes de la organización.

Evaluación del impacto del microlearning

La evaluación del impacto del microlearning es esencial para asegurar que los objetivos de aprendizaje se están cumpliendo y para identificar áreas de mejora.

Estos son algunos pasos y métodos para evaluar el impacto del microlearning:

1. Definir objetivos claros

Antes de implementar el microlearning, es crucial establecer objetivos específicos y medibles. Estos pueden incluir mejoras en el rendimiento, aumento de la retención de conocimientos, o cambios en el comportamiento de los empleados.

2. Métodos de evaluación

1. Evaluaciones y Quizzes: Utiliza evaluaciones y quizzes cortos después de cada módulo para medir la comprensión y retención del contenido.

2. Encuestas y feedback: Recoge feedback directamente de los participantes para entender su percepción del microlearning y su efectividad.

Encuestas de Satisfacción: evaluar la satisfacción del empleado con el contenido y la metodología.

Focus Groups: grupos de discusión para profundizar en las opiniones y sugerencias de los empleados.

3. Análisis de desempeño

Monitorea el desempeño de los empleados antes y después de la implementación del microlearning para medir cambios concretos.

KPIs y métricas de rendimiento, analiza los indicadores clave de rendimiento relacionados con las habilidades aprendidas. Así como las evaluaciones de desempeño para detectar mejoras atribuibles al microlearning.

3. Herramientas de análisis

1. Análisis de Datos del LMS

Utiliza las herramientas de análisis integradas en tu sistema de gestión de aprendizaje (LMS) para monitorizar la participación y el progreso.

2. Análisis Comparativo

Compara los resultados del microlearning con otros métodos de formación para evaluar su efectividad relativa.

4. Impacto en el negocio

1. ROI (Retorno de la Inversión)

Calcula el ROI del microlearning para determinar su impacto financiero.

Costos vs. beneficios, compara los costos de desarrollo e implementación con los beneficios obtenidos, como el aumento de productividad o la reducción de errores.

2. Impacto en la Cultura Organizacional

Evalúa cómo el microlearning ha afectado la cultura de aprendizaje en la organización.

Monitorea si los empleados continúan participando en actividades de aprendizaje después del microlearning y observa si toman la iniciativa de buscar más oportunidades de aprendizaje por su cuenta.

5. Mejora continua

1. Iteración y ajuste

Utiliza los datos y feedback recogidos para mejorar continuamente el contenido y la metodología del microlearning.

Modifica y actualiza los módulos de microlearning según las necesidades y feedback recibidos. Asi mismo Ajusta las estrategias de contenido y entrega para maximizar la efectividad.

2. Planificación futura

Desarrolla un plan para futuras evaluaciones y mejoras continuas del programa de microlearning.

Establece un calendario regular para revisar y evaluar el impacto del microlearning y Planifica nuevas iniciativas de aprendizaje basadas en los resultados y necesidades identificadas.

La evaluación del impacto del microlearning no solo garantiza que los objetivos de aprendizaje se están cumpliendo, sino que también proporciona valiosa información para optimizar y mejorar continuamente el programa, alineándolo mejor con las necesidades de la organización y de los empleados.

Integración con plataformas de e-learning

La integración del microlearning con plataformas de e-learning es crucial para maximizar su efectividad y asegurarse de que forma parte de un ecosistema de aprendizaje más amplio.

Aquí te presento cómo puedes integrar el microlearning con plataformas de e-learning:

Service

Integrar el microlearning con plataformas de e-learning

1. Selección de la plataforma de e-Learning adecuada

• Es crucial seleccionar una plataforma de e-learning (LMS) que soporte este método y sea compatible con diversos formatos de contenido, como videos, quizzes e infografías. La compatibilidad asegura que los empleados puedan acceder y utilizar el material de aprendizaje sin problemas técnicos.
• La plataforma debe ser accesible desde dispositivos móviles, lo que facilita el acceso al contenido en cualquier momento y lugar, aumentando así la flexibilidad y la participación de los empleados.

2. Estructuración del contenido

• El contenido debe estar bien estructurado en módulos que puedan integrarse fácilmente en la plataforma de e-learning. Cada módulo debe tener un objetivo de aprendizaje claro y específico para garantizar que los empleados comprendan y retengan la información presentada.
• Es fundamental etiquetar y clasificar el contenido de manera clara. Esto facilita que los empleados encuentren rápidamente los módulos que necesitan, optimizando su experiencia de aprendizaje y asegurando una navegación eficiente.

3. Carga de contenido en la plataforma 

• Para asegurar que el contenido se visualice correctamente, es importante subirlo en formatos compatibles con la plataforma, como SCORM, xAPI/Tin Can o HTML5.
• Es esencial verificar que todos los elementos multimedia, incluidos videos e infografías, se reproduzcan sin problemas. La correcta carga y funcionalidad del contenido garantizan una experiencia de aprendizaje sin interrupciones, lo que es crucial para mantener el interés y la participación de los empleados.

4. Configuración de la plataforma

• Una vez cargado el contenido, es necesario configurar la plataforma de e-learning para maximizar su efectividad. Configura rutas de aprendizaje personalizadas que incluyan módulos de microlearning junto con otros tipos de contenido formativo.
• Establece evaluaciones y quizzes para medir la comprensión y retención del contenido. Utiliza la función de notificaciones de la plataforma para recordar a los empleados sobre los módulos pendientes, asegurando así una participación continua y consistente.

5. Monitoreo y evaluación del progreso

• El monitoreo y la evaluación del progreso son fundamentales para medir el impacto del microlearning. Utiliza las herramientas de análisis de la plataforma para monitorear la participación, el progreso y los resultados de aprendizaje de los empleados.
• Genera informes personalizados que te permitan evaluar cómo el microlearning está afectando el desempeño de los empleados y dónde pueden ser necesarias mejoras o ajustes en el contenido y la estrategia.

6. Interactividad y gamificación

• Incorporar elementos interactivos en los módulos de microlearning, como quizzes, simulaciones y actividades prácticas, puede aumentar significativamente el compromiso de los empleados.
• Implementar gamificación mediante puntos, insignias y tablas de clasificación puede motivar a los empleados a participar activamente y a completar los módulos. Estos elementos no solo hacen el aprendizaje más divertido, sino que también refuerzan la retención del conocimiento al involucrar a los empleados de manera más dinámica.

7. Integración con otras herramientas

• Para una experiencia de aprendizaje más cohesiva, utiliza APIs y conectores para integrar la plataforma de e-learning con otras herramientas y sistemas de la organización, como sistemas de recursos humanos y herramientas de comunicación.
• La integración con sistemas de gestión del desempeño permite vincular los resultados del aprendizaje con las evaluaciones de desempeño, proporcionando una visión más completa del impacto del microlearning en el desarrollo profesional de los empleados.

8. Promoción y motivación

• Para asegurar una alta participación en el microlearning, es fundamental promocionarlo adecuadamente dentro de la organización. Utiliza correos electrónicos, boletines internos y reuniones para informar a los empleados sobre los nuevos módulos disponibles y los beneficios de participar en ellos.
• Ofrece incentivos y recompensas a aquellos que completen los módulos y demuestren mejoras en su desempeño. Estas estrategias no solo aumentan la motivación y el compromiso, sino que también destacan la importancia del aprendizaje continuo en la cultura organizacional.

Casos de éxito en microlearning

1. Unilever

Es una multinacional de bienes de consumo, necesitaba una forma eficiente de capacitar a sus empleados en todo el mundo sobre nuevas políticas y procedimientos.

Implementaron una plataforma de microlearning que ofrecía módulos cortos y específicos sobre diversos temas, accesibles desde dispositivos móviles.

Resultados

• Mejora en la retención de conocimientos: los empleados demostraron una mejor retención de conocimientos gracias a los módulos breves y repetitivos.
• Incremento en la participación: hubo un aumento significativo en la participación y el compromiso de los empleados.
• Reducción de costos: disminución de los costos asociados a la formación presencial y tradicional.

2. Microsoft

Microsoft quería mejorar las habilidades de sus desarrolladores y técnicos en la adopción de nuevas tecnologías y metodologías de desarrollo.

Crearon una serie de cursos de microlearning que cubrían temas específicos como el desarrollo ágil, la inteligencia artificial y la ciberseguridad. Los módulos estaban disponibles en su plataforma de e-learning y eran accesibles en cualquier momento.

Resultados

• Aumento en la productividad: los empleados pudieron aplicar rápidamente lo aprendido en su trabajo diario, mejorando la productividad.
• Feedback positivo: los empleados apreciaron la flexibilidad y la posibilidad de aprender a su propio ritmo.
• Actualización continua: la empresa pudo actualizar rápidamente el contenido para reflejar las últimas tendencias y tecnologías.

3. Deloitte

Deloitte necesitaba capacitar a su personal en nuevas normas y regulaciones contables de manera rápida y eficiente.

Implementaron módulos de microlearning que podían ser completados en menos de 10 minutos, con quizzes y evaluaciones para asegurar la comprensión.

Resultados positivos

• Cumplimiento rápido: los empleados se pusieron al día con las nuevas regulaciones en un tiempo récord.
• Alta participación: la tasa de finalización de los cursos fue significativamente alta.
• Mejora en la calidad del trabajo: los empleados mostraron una mayor precisión y cumplimiento en sus tareas contables.

4. Google

Google quería mejorar las habilidades de liderazgo y gestión de sus empleados, especialmente los nuevos gerentes.

Crearon una serie de módulos de microlearning enfocados en habilidades de liderazgo, comunicación efectiva y gestión de equipos. Estos módulos incluían videos, estudios de caso y quizzes interactivos.

Resultados de la implementación del microlearning

• Desarrollo de líderes: los nuevos gerentes mostraron una mejora significativa en sus habilidades de liderazgo.
• Engagement: alta participación y compromiso con los módulos de microlearning.
• Feedback positivo: los empleados valoraron la capacidad de aprender en momentos de inactividad o entre reuniones.

5. Coca-Cola

Buscaba una manera eficiente de formar a sus empleados en ventas y atención al cliente a nivel global.

Implementaron una serie de módulos de microlearning accesibles desde cualquier dispositivo móvil, centrados en técnicas de ventas, manejo de objeciones y servicio al cliente.

Resultados obtenidos

• Mejora en las ventas: los empleados pudieron aplicar las nuevas técnicas de ventas inmediatamente, resultando en un aumento en las ventas.
• Mayor flexibilidad: los empleados pudieron acceder a los módulos en cualquier momento, incluso durante sus desplazamientos.
• Reducción de tiempo de formación: la duración total de los programas de formación se redujo significativamente.

Preguntas frecuentes sobre microlearning corporativo

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos sobre este tema:

¿Cuáles son las diferencias entre microlearning y aprendizaje tradicional?

El microlearning y el aprendizaje tradicional se diferencian principalmente en su enfoque y formato. Mientras que el microlearning se centra en entregar contenido en pequeñas dosis que se pueden consumir rápidamente, el aprendizaje tradicional suele involucrar sesiones más largas y extensas.

El microlearning está diseñado para ser más flexible y accesible, permitiendo a los empleados aprender en cualquier momento y lugar, mientras que el aprendizaje tradicional a menudo requiere tiempo y un entorno estructurado, como aulas o cursos prolongados.

Además, el microlearning tiende a enfocarse en objetivos específicos y habilidades prácticas, promoviendo la retención y aplicación inmediata, mientras que el aprendizaje tradicional puede abordar temas de manera más general y profunda, a veces sin una aplicación inmediata en el trabajo.

¿Cuáles son los retos y desafíos del microlearning?

El microlearning enfrenta varios retos y desafíos, entre los que destacan la fragmentación del conocimiento, que puede llevar a una falta de coherencia y comprensión profunda, y la dificultad para evaluar su efectividad en el desempeño de los empleados. Mantener la motivación y el compromiso con módulos cortos puede ser un desafío, así como crear contenido atractivo y efectivo que requiera recursos significativos.

Asegurar que el microlearning esté alineado con los objetivos organizacionales, adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje, y garantizar la accesibilidad tecnológica son aspectos críticos. La resistencia al cambio por parte de algunos empleados y la necesidad de mantener el contenido actualizado y relevante también representan desafíos importantes que deben abordarse para asegurar el éxito del microlearning.

¿Cuál es el futuro del microlearning?

El futuro del microlearning es prometedor, con varias tendencias y desarrollos clave que lo posicionan como una herramienta esencial en la formación y desarrollo profesional. La personalización avanzada, facilitada por la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, permitirá que las plataformas de microlearning adapten el contenido a las necesidades específicas de cada empleado en tiempo real.

Además, la integración con tecnologías emergentes como la realidad aumentada (AR) y la realidad virtual (VR) enriquecerá la experiencia de aprendizaje, haciéndola más inmersiva e interactiva. La gamificación seguirá siendo una tendencia importante, manteniendo la motivación y el compromiso de los empleados.

A medida que el acceso móvil y la conectividad mejoren, el microlearning será cada vez más accesible, permitiendo a los empleados aprender en cualquier momento y lugar. En resumen, el microlearning evolucionará para ser más personalizado, interactivo y accesible, desempeñando un papel crucial en el aprendizaje continuo y el desarrollo de habilidades en el lugar de trabajo.

Diana Walsh

Por gentileza de: 

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