EL TRABAJO PERSONAL DEL DIRECTOR DE EMPRESA

Los dirigentes faltos de tiempo, que sin duda son la mayoría, pueden encontrar en la lecturas de libros y artículos sobre la gestión empresarial, sin desviaciones, rodeos ni consideraciones accesorias, los aspectos fundamentales en que se basa la eficacia de la labor directiva.

El libro EL TRABAJO PERSONAL DEL DIRECTOR DE EMPRESA de D. Ramón Mª Arana Gondra me ilustró enormemente en mi incipiente carrera profesional como analista y consultor de empresas, allá por 1986, cuando mi tarea consistía ( y sigue siendo) visitar a pequeñas y medianas empresas para ofrecerles los servicios de consultoría y formación del INSTITUTO EUROPEO DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Es por ello que me voy a permitir destacar algunas de las recomendaciones que contenía este libro y que ahora las traslado a aquellos empresarios y emprendedores que siguen nuestro Blog.

El libro comienza...

Un prestigioso empresario dijo en cierta ocasión: "Destruid mis fábricas, mis instalaciones y mis archivos. Pero dejadme mis cuadros directivos y me repondré en dos años".

LAS FUNCIONES DE LOS DIRIGENTES

El dirigente ha de conocer que tareas son inseparables del cumplimiento de su misión directiva, ya que estas debe realizarlas personalmente y, en cambio, la ejecución de las restantes puede confiarlas a sus colaboradores más significativos.

CAUSAS QUE INDUCEN A LOS DIRIGENTES DESCUIDAR SUS FUNCIONES BÁSICAS

El incumplimiento de una o varias funciones directivas no puede en modo alguno quedar justificado por la atención que el dirigente preste a otros trabajos. Son las causas que inducen a los dirigentes descuidar sus funciones especificas.

PRIMERA FUNCIÓN DIRECTIVA: LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS

Así como el viajero inicia la marcha y escoge su itinerario y los medios de transporte de acuerdo con el punto de destino que desea alcanzar, la guía del dirigente han de ser en todo momento los objetivos que establezca.

SEGUNDA FUNCIÓN DIRECTIVA: LA PLANIFICACIÓN

Cada objetivo de una empresa sólo tiene un valor relativo y está íntimamente ligado a los demás fines de la misma. La planificación los examina en su conjunto, teniendo en cuenta la importancia de cada uno, la relación entre ellos y las repercusiones mutuas.

TERCERA FUNCIÓN DIRECTIVA: LA ORGANIZACIÓN

La organización es principalmente una función directiva, aunque la tendencia a desorbitar la importancia de los resultados obtenidos en determinados casos concretos y la de ciertas técnicas especializadas organizativas haya oscurecido la visión de conjunto de muchos dirigentes.

CUARTA FUNCIÓN DIRECTIVA: LA COMUNICACIÓN Y LA MOTIVACIÓN

El dirigente transmite a su subordinados el contenido de sus comunicaciones, el cual debe precisarlo clara y concretamente. Pero además no se ha de olvidar que, mediante una adecuada formulación, puede hacer participe a sus colaboradores de sus propios sentimientos, e imbuirles su entusiasmo y sus emociones

QUINTA FUNCIÓN DIRECTIVA: LA COORDINACIÓN

La evitación de los conflictos que la realización que la realización de unos trabajos puede crear en la de otros es sólo una primera fase de la coordinación. El autentico fin de ésta es conseguir que la ejecución de unas tareas ayude y favorezca positivamente la puesta en práctica de las demás.

SEXTA FUNCIÓN DIRECTIVA: EL CONTROL

El control es el broche de oro que cierra la actuación del dirigente, que por medio de aquél no se limita a preparar el camino a sus subordinados, sino que marcha él mismo con el grupo que dirige y vive sus problemas, sus éxitos y sus fracasos.

MEDIOS QUE AYUDAN AL DIRIGENTE EN EL CUMPLIMIENTO DE SU MISIÓN

A (Referentes a la adopción de resoluciones idóneas)

LA INFORMACIÓN

Las resoluciones perfectas desde un punto de vista abstracto, pero no fundamentadas en un conocimiento claro de la situación real, causan innumerables trastornos o no llegan a aplicarse por la imposibilidad de vencer los obstáculos no previstos.

LA COLABORACION DE LOS ÓRGANOS "STAFF"

La colaboración de órganos "staff" permite armonizar los dos requisitos antagónicos que se precisan en las empresas actuales para el cumplimiento de la misión directiva: conocimientos especializados en cada materia concreta , para fundamentar cada decisión en un estudio técnico, y asimismo amplia información de conjunto, impuesta por la condición de dirigente.

LA TOMA DE DECISIONES

La capacidad de adoptar las decisiones no es un don inmutable reservado a unos cuantos privilegiados, sino que puede adquirirse por medio de la reflexión, el esfuerzo y la perseverancia.

B. (Referentes a la obtención de una colaboración eficaz)

LA SELECCIÓN Y LA FORMACIÓN DE DIRIGENTES

La selección y formación de los colaboradores son aspectos de la mayor importancia entre la tareas de los superiores, que permiten a estos disponer de un elevado potencial que se plasme en cada caso en excelentes realizaciones. (Según Maquiavelo, la mejor prueba de la aptitud de un buen jefe es el saber rodearse de personas idóneas)

LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES

La descentralización de la facultad de tomar decisiones es en la empresas actuales el fundamento de toda organización.

LAS REUNIONES DE TRABAJO

Las reuniones pueden ser un valioso medio de coordinación o la causa de muchos trastornos, entorpecimiento y pérdida de tiempos. No obstante los debates colectivos constituyen un sistema tradicional para promover la coordinación de las acciones individuales y para canalizar la colaboración de los miembros de un grupo. Se trata de un medio empelado en los asuntos de los más diversos órdenes.

C. Referentes a la mejora del rendimiento del propio trabajo

LA SISTEMATIZACIÓN DE LAS TAREAS DIRECTIVAS

Muchos dirigentes consumen parte de su tiempo en resolver una y otra vez, considerándolos de forma aislada, problemas casi idénticos que se presentan repetidamente con distintas apariencias y adoptan en cada caso para los mismos decisiones muy variadas y poco objetivas, según el estado de ánimo y la urgencia de cada momento.

LA OGANIZACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL DEL DIRIGENTE

La falta de tiempo no es un mérito del que pueda alardear un dirigente, sino, por el contrario, una prueba de su incompetencia en la organización de su propio trabajo y en el conocimiento de la colaboración que le presten sus subordinados.

Conclusión

La puesta en práctica de las anteriores observaciones proporcionará al jefe una distribución ordenada de su tiempo, y eliminará su estado de tensión nerviosa, pero es conveniente que durante una o varias horas fijas para todos los días lleve aún más adelante su esfuerzo para conseguir una atmosfera tranquila, y prohíba que en ese tiempo se le haga consulta u observación alguna, salvo las imprescindibles.

Esta medida, practicada actualmente por muchos jefes, proporciona excelentes resultados y contribuye a que los dirigentes dediquen mas atención a los asuntos importantes, que normalmente requieren mayor concentración mental en su estudio, y puedan ser eficazmente examinados durante estas horas de absoluta calma.

Pedro Rubio Domínguez (MDI)

Fuente: El trabajo personal del director de empresas.

Autor: Ramón Mª Arana Gondra

Ingeniero Industrial. Licenciado en Ciencias Económicas. Graduado Social. Ex-director de Organización y Personal de Uralita S.A. Asesor de Dirección de Empresas.

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LECTURA RECOMENDADA

LO QUE TODO EMPRESARIO DEBE SABER

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