Los reportes empresariales contienen información valiosa para analizar la actualidad de la compañía. Un reporte empresarial facilita la interpretación de muchos datos de manera organizada y en conjunto.
¿Sabes cómo realizar un informe empresarial? Si la respuesta es no, ¡este post es para ti! Te ayudaremos a entender el paso a paso, los tipos de informes empresariales y qué debe llevar para que cumpla su objetivo.
¿Qué es un informe empresarial y para qué sirve?
Un informe empresarial es un documento que comunica el desempeño de la organización con el objetivo de optimizar la toma de decisiones. Puede hacer foco en una visión general o en un proceso o evento en particular dentro o fuera de la empresa.
El informe empresarial también sirve para obtener una visión integral de la compañía, el mercado y cómo interactúan ambos factores. Debido a que los reportes empresariales abarcan todos los procesos que suceden en la compañía, éstos pueden ser:
1. de carácter técnico: analiza los procesos y sus resultados de carácter comercial.
2. analiza las acciones financieras como reporte de ventas, proyecciones, pronósticos, etc.
Conoce 8 herramientas de gestión de ventas indispensables para tu empresa.
Ahora ya sabes qué es un informe empresarial y cuál es su función. Antes de ver los pasos para entender cómo realizar un informe empresarial, necesitas conocer qué debe llevar un informe empresarial y qué tipos existen. ¡Te lo contamos a continuación!
¿Qué debe llevar un informe empresarial?
Un informe empresarial debe llevar información clara y organizada que permita una lectura rápida y de fácil comprensión. Para conseguirlo, divide la información en:
- Introducción: detalla el tipo y propósito del informe (informe de ventas, de gestión de personal, etc.);
- Desarrollo: muestra la información recabada y los resultados;
- Conclusión: brinda una explicación resumida de los resultados del informe;
- Recomendaciones: brinda nuevos objetivos y posibles acciones a tomar para cumplirlos.
Otro punto importante si quieres aprender cómo realizar un informe empresarial eficiente es el uso de material visual, como tablas, imágenes o cuadros que permitan una mejor comprensión del informe. De hecho, John Tukey, analista estadounidense, lo resume así: “El simple gráfico ha aportado más información a la mente del analista de datos que cualquier otro dispositivo”.
Utiliza material visual para destacar la información clave del informe, facilitar su análisis y mejorar la toma de decisiones.
Gestionar una empresa requiere de múltiples procesos y reportes que indiquen si el rumbo es el correcto. Ahora que sabes qué debe llevar un informe empresarial, conoce algunos de los tipos de reportes más utilizados.
Tipos de informes empresariales
Informe de la experiencia del cliente
La experiencia del cliente es uno de los indicadores más importantes para medir el éxito de la empresa. Para que tengas una idea, el 56% de los líderes de empresas dijo que mejorar la experiencia de sus clientes es una prioridad.
Así, saber cómo realizar un informe empresarial sobre la experiencia de tus clientes te permite conocer cuán satisfechos están y qué debes hacer para tener clientes felices.
Los informes empresariales enfocados al servicio al cliente te muestran la eficacia de tus equipos al resolver consultas.
¿Sabías que el 54% de los usuarios siente que el servicio de atención al cliente no es una prioridad para la mayoría de las empresas? De hecho, creen que parece una idea de última hora (Zendesk, 2022).
A su vez, los clientes quieren tener varios canales de comunicación a disposición y sus expectativas para cada canal de soporte son específicas:
- esperan una respuesta en 60 minutos o menos en redes sociales;
- esperan una respuesta por correo electrónico en 24 hs;
- solo esperan 3 minutos para ser atendidos en una llamada de soporte;
- Responder consultas en el chat en vivo en 1 minuto 35 segundos consigue un 92% de satisfacción del cliente.
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Informe empresarial de estado de proyecto
Este es uno de los tipos de reportes empresariales más importante para una buena comunicación en el equipo. Permite que tus empleados y clientes estén al tanto de cómo avanza el proyecto y puedan priorizar las tareas correctas.
Por ejemplo, registra si:
- El presupuesto es correcto;
- Hubo cambios que no fueron controlados;
- El proyecto avanza según el calendario pactado.
Así, tus equipos pueden aplicar acciones concretas según la situación en tiempo real.
Mira los canales de comunicación interna que puedes aplicar y fomenta el trabajo en equipo.
Informe empresarial semanal
Un informe empresarial semanal lleva el registro de las tareas de rutina que ocupan a tus agentes y analiza cuán exitoso fue y los desafíos que se presentan. Así, te aseguras de no descuidar el conjunto de pequeñas acciones que hacen que la empresa camine y cumpla los objetivos mensuales.
Informe empresarial de ventas
Una vez que sepas cómo realizar un informe empresarial puedes comenzar con uno de los más relevantes: el reporte de ventas. Este tipo de reporte permite identificar tendencias, oportunidades de crecimiento y llevar un registro de los ingresos de la empresa.
Una buena estrategia es incluir el informe de ventas en los reportes semanales para conocer el estado actual de:
- el nivel de metas cumplidas y a cumplir;
- los ingresos y egresos del periodo;
- los pronósticos de ventas para los próximos periodos;
- los productos más vendidos y los menos populares;
- los clientes potenciales y tasa de conversión.
Esta información te permite aplicar estrategias de ventas que te ayuden a aumentar los ingresos.
Un proceso tan complejo e importante para tu empresa como el reporte de ventas necesita optimizarse. Aprende:
- Cómo elegir el mejor software de ventas y agilizar el tiempo que le dedicas.
- Reporte gerencial de ventas: ¿qué métricas elegir?
Informe de presupuesto de ventas
Un informe empresarial de presupuesto de ventas estima la rentabilidad de las ventas por un periodo determinado para definir el gasto que tendrá la empresa. Esta información es clave para gestionar los recursos y sacar mayor provecho.
Quizás te interese conocer 8 tipos de presupuesto de ventas.
Informe empresarial de marketing
El informe empresarial de marketing te ayuda a mejorar tus anuncios publicitarios, el nivel de compromiso en tus redes sociales, el ranking en las búsquedas y, en consecuencia, mejorar la imagen de marca.
Además, te permite:
- conocer a tu público objetivo, sus necesidades y lo que esperan de una marca;
- identificar segmentos de mercado potenciales;
- localizar nichos de mercados;
- optimizar la atracción de leads cualificados.
Mira la guía para aplicar marketing estratégico y operativo en tu empresa.
Ahora que sabes qué es y qué debe llevar un reporte para facilitar su entendimiento, mira cómo realizar un informe empresarial en 7 pasos.
¿Cómo realizar un informe empresarial?
Define el tipo de informe empresarial
El primer paso para entender cómo realizar un informe empresarial es identificar el tipo de informe y el tema para enfocarte en los pasos posteriores. Define el tema y evita mover el foco real del informe. Así, podrás saber qué información necesitas y analizarla correctamente.
Identifica el objetivo del informe empresarial
Ten en claro qué quieres obtener del informe y define los objetivos para ser lo más preciso posible con el tema. Por ejemplo, si quieres saber cuán satisfechos están tus clientes con el servicio que reciben, cuál es el ticket promedio de ventas o la tasa de retención, entre otros.
Identifica el destinatario
Uno de los puntos más importantes para aprender cómo realizar un informe empresarial correctamente es saber a quién está dirigido el informe. La información que necesitas presentar no es igual si su destinatarios son los grandes directivos, quienes deben tomar decisiones con base en el informe, o tus agentes, quienes deberán seguir directivas.
Identifica el destinatario y piensa en el tipo de información que necesitan para entender el informe y el rol que cumplen en la estrategia.
Selecciona las métricas y los indicadores (KPIs) que necesitas
Decide cuáles son las métricas y los indicadores que te ayudarán con el informe empresarial. Selecciona los parámetros a medir según el foco del informe.
Por ejemplo, si el objetivo del reporte está puesto en el servicio de atención al cliente, puedes incluir:
- el tiempo de primera respuesta;
- CSAT (Customer Satisfaction Score);
- NPS (Net Promoter Score);
- tickets de soporte resueltos.
Por otro lado, si tu foco está en ventas te puede servir medir:
- Tasa de conversión;
- Ticket promedio;
- Tasa de follow up.
Como ves, saber qué vas a analizar es importante para determinar qué métricas y KPIs debes incluir en el informe empresarial.
Conoce qué es un KPI y cuáles puedes utilizar.
a) Define el punto de comparación
Para evaluar el desempeño de una acción o estrategia, necesitas tener un punto de comparación. Por ejemplo, evaluar el mismo periodo de diferentes años y medir su evolución. Sin embargo, el punto de comparación depende del objeto a medir. Si quieres saber cómo te encuentras frente a tus competidores, puedes sumarlos al factor tiempo y comparar su crecimiento, estrategias, posición en el mercado –entre otros– con el de tu empresa.
Tener un punto de comparación claro te ayuda a elegir y mantener el rumbo.
Incluye material visual
Ya sabes que la clave sobre cómo realizar un informe empresarial: debe ser claro y conciso. Una vez que tengas la información lista, incluye material audiovisual que destaque los datos más importantes. Es una buena estrategia para comparar factores o resultados con el uso de tablas, columnas, o incluso videos, y ayudar al lector a entender el análisis y la conclusión final.
b) Revisa la versión final y haz ajustes
El último paso para aprender cómo realizar un informe empresarial es la revisión final. Lee el informe como si fueras el destinatario y sé crítico con tu trabajo. Además, es útil que un colega lo revise también y brinde su opinión como lector.
Ajusta cualquier información que no sea clara y verifica la veracidad de cada dato y sus fuentes una última vez. ¡Asegúrate de dejar la mejor versión del informe empresarial!
Ahora que sabes cómo realizar un informe empresarial y qué debe contener, es hora de conocer una herramienta que aproveche al máximo tus reportes. ¡Sigue leyendo y descubre cuál es!
Los informes periódicos que necesita una empresa pueden llevar tiempo y esfuerzo debido al flujo de información que se debe recolectar, segmentar y analizar. Ahora sabes cómo realizar un informe empresarial y qué no debe faltar, ¿quieres ver cómo Zendesk puede ayudarte?
Zendesk para ventas y Zendesk para el servicio de atención al cliente son dos softwares diseñados para dar soporte a tus equipos y ayudarlos con los informes empresariales.
Zendesk Sell es un CRM de ventas que gestiona tu cartera de clientes y automatiza tareas repetitivas con el objetivo de cerrar ventas más inteligentes. Integra la información que tus clientes comparten y permite visualizar los canales de ventas. Así, facilita tareas como:
- Segmentación de clientes;
- Atracción de clientes potenciales;
- Pronósticos de ventas;
- Seguimiento de clientes;
- Personalización de la oferta.
Zendesk Service es un software omnicanal que ayuda a tus agentes de atención al cliente a resolver consultas de forma ágil. Con Service puedes:
- Resolver tickets desde cualquier lugar y en todo momento;
- Ofrecer autoservicio en consultas simples;
- Dirigir los tickets al agente adecuado;
- Reducir el tiempo de respuesta;
- Integrar todos tus canales de comunicación.
¿Sabes cuál es la mejor parte? Estas dos soluciones se integran con tus herramientas y ofrecen una visión completa de tu empresa. Permite que tus empleados estén al tanto de lo que sucede sin importar qué tipo de informe necesitan realizar.
Con la ayuda de Zendesk, liberas a tus agentes de tareas repetitivas y optimizas su tiempo productivo. Ayúdalos a enfocarse en lo importante y saca el máximo provecho a tus informes empresariales.
Por gentileza de: https://www.zendesk.com.mx
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