Existen múltiples herramientas para gestionar y mejorar el rendimiento de un equipo de trabajo. La matriz RACI (o matriz de asignación de responsabilidades) es una de ellas, la cual funciona bien para las tareas y procesos cotidianos de tu empresa.
Este recurso ayuda a la optimización del tiempo dedicado a labores que, por su naturaleza y complejidad, requieren trabajo en equipo. También agiliza la comunicación y acelera los procesos de toma de decisiones.
Para aprovechar al máximo esta matriz de asignación de responsabilidades, te compartimos una guía que te permitirá entenderla a profundidad y aplicarla en tus proyectos cuya magnitud exija mejor gestión y rendimiento del tiempo.
Te recomendamos usar un software para que gestiones tus proyectos, complementes el trabajo de la matriz y definas el orden para ejecutar sus actividades.
1. Qué es una matriz RACI o matriz de responsabilidades
La matriz RACI, también conocida como matriz de responsabilidades, es una herramienta gráfica que organiza las responsabilidades y sigue las tareas de los trabajos colaborativos. Esta contribuye con la gestión de proyectos para mejorar la eficiencia y la comunicación.
Al identificar de manera explícita quién es responsable de una actividad, quién toma decisiones, quién brinda aportes y quién solo está informado, se minimizan los malentendidos y se promueve la rendición de cuentas.
A través de este recurso, se asignan las actividades o tareas específicas a realizar, lo que proporciona claridad sobre quién hace qué en un proyecto y acerca de las responsabilidades de cada uno.
Significado de RACI
R= Responsables
A= Autoridad
C= Consultores
I= Informadores
1. Responsables
La primera categoría o rol es la de los Responsables quienes se encargan de realizar las tareas pendientes pendientes de un proyecto. Estos pueden dedicarse a distintas actividades como la redacción de contenidos, creación de imágenes o material audiovisual, entre otras, de acuerdo a cada situación. También son quienes toman decisiones cuando existe la necesidad de elegir entre varias opciones de ejecución.
2. Autoridad
La siguiente categoría representa a quienes están a cargo o poseen Autoridad (Accountable people). Ellos determinan el rol de cada una de las personas en el proyecto. Además, registran si una tarea se finalizó y responden por ella.
En suma, están pendientes del avance del proyecto, desde las labores más sencillas hasta las más complejas.
3. Consultores
En la tercera categoría, encontramos a los Consultores, los cuales entienden las características que deben cumplir cada asignación. Debido a que están al tanto de esta información, pueden emitir opiniones respecto al trabajo que realicen los Responsables.
Un Responsable puede acudir con un Consultor si tiene dudas sobre algún aspecto muy particular de la actividad que le corresponde. Esto puede ocurrir aunque el responsable ya tenga esta información porque se la brindó la autoridad o porque es especialista en esa labor debido a su formación o experiencia.
4. Informadores
La última categoría es la de los Informadores quienes están al tanto del avance del proyecto, pero no solo cuando se concluyen las tareas, sino durante todo el proceso. Cuando un Responsable tome una decisión o se le presentaran inconvenientes durante la ejecución de una actividad, será fundamental que lo sepa el Informador.
Cuándo utilizar una matriz RACI
Es importante aclarar que lo más apropiado es aplicar la Matriz RACI en procesos complicados, multidisciplinarios o que involucren un número considerable de personas. Dentro de esta matriz, que detalla cada tarea, los participantes de un proyecto tendrán claro cuáles son sus responsabilidades. Está delimitación permitirá un equilibrio de cargas de trabajo y así, una mayor estructura y cohesión en cada una de las etapas del proyecto.
Esto no significa que no puedas usar una matriz RACI en un trabajo pequeño. Pero, debido a su estructura, podría hacerlo más complejo, ya que no requiere una gestión tan meticulosa, incluso, causaría confusión entre los participantes respecto a su rol y sus actividades, lo cual obstaculizaría los resultados deseados.
Matriz de roles y responsabilidades
La matriz de roles y responsabilidades es fundamental en la gestión de proyectos, porque establece quién es responsable de cada una de sus tareas y qué roles desempeñan los miembros del equipo.
Al asignar papeles específicos, se reduce la ambigüedad y se mejora la comunicación dentro del equipo, pues cada miembro comprende su contribución individual al proyecto. Esta claridad fomenta la rendición de cuentas y eficiencia operativa, porque las personas saben qué se espera de ellas y cuáles son sus responsabilidades particulares.
Está herramienta además ayuda a evitar duplicaciones de esfuerzos y posibles conflictos al establecer límites y áreas de responsabilidad definidas. También asignar papeles de manera estratégica permite aprovechar las fortalezas individuales del equipo, lo que maximiza la productividad y el rendimiento general del proyecto.
Para qué sirve la matriz RACI o de responsabilidades
Si estás pensando en implementar este modelo, te compartimos las características más destacables de una matriz RACI.
1. Simplifica y agiliza la comunicación
La comunicación se simplifica, ya que la matriz se encarga de asignar los roles a cumplir y detallar las funciones de cada persona de forma clara. Aunque el uso de esta matriz no implica que desaparezcan por completo los malentendidos, sí los disminuye.
2. Mejora la productividad y tiempo de ejecución
Si la comunicación entre los colaboradores se agiliza, se reportará un mejoramiento en la productividad. A su vez, el tiempo de ejecución se reducirá, pues el lapso que se destina, por lo general, para aclarar problemas de interacción podrá utilizarse para atender otros pendientes, lo dinamizará todo el ritmo de trabajo.
3. Permite la distribución adecuada de trabajo
En virtud de que cada una de las tareas se asignará con tiempo, podrás hablar con cada uno de los responsables sobre sus pendientes. Si alguno considera que tiene una carga excesiva de trabajo, debe mencionarlo antes de que se ejecute el proyecto. Esto posibilitará que cada persona trabaje en una cantidad adecuada de tareas.
4. Facilita la realización de las expectativas
Tal vez has experimentado cómo al inicio de un proyecto, las personas tienen los mejores ánimos y grandes expectativas. Pero cuando lo culminan, los equipos o tú suelen sentirse frustrados porque los resultados poco o nada se acercan a lo que se habían planteado en un inicio.
Utilizar una matriz RACI hará más fácil que los resultados sí se aproximen a tus metas iniciales. Si te preguntas por qué, la respuesta es que tienes un control más específico de todas las tareas: sabes a quién le corresponde cada una, por lo que puedes rastrear las pequeñas fallas que podrían conducir hacia un final poco acorde con lo esperado.
Cómo asignar más de un rol a una persona en la matriz RACI
Para empezar, es imprescindible que los miembros del equipo conozcan cuál es la relevancia de cada rol: Responsable, Autoridad, Consultor e Informador. Estos representan una actividad diferente, pero puede suceder que una persona tenga asignado más de un rol dentro de la matriz, lo que hace las cosas un poco más complicadas.
Lo ideal es que cada persona tenga un solo rol, sobre todo, las primeras veces que utilices una matriz de asignación de responsabilidades. Si esto no es posible, no te preocupes, bastará con que determines quiénes cumplirán más de un papel en el proyecto, lo cual deberá consignarse e informarse a todo el equipo. Si no fijas estas pautas, es probable que la fluidez del trabajo se vuelva mucho más lenta, en lugar de agilizarse.
También ocurre el caso contrario: que más de dos personas cumplan el mismo rol. Esto es muy frecuente cuando se trata de los Responsables, pues ellos se encargan de la mayor parte de las tareas y, si estas se dividen, es más probable que el proceso avance más rápido.
Asimismo, es común que más de una persona represente el cargo de Informador o Autoridad.
A continuación, te decimos cómo puedes hacer tu propia matriz RACI paso a paso.
Cómo hacer una matriz de responsabilidades
1. Determina la extensión y complejidad del proyecto
El primer paso es evaluar el proyecto y establecer de forma objetiva su tamaño y complejidad, con el fin de concluir a tiempo y no sobresaturar al personal.
La matriz RACI es adecuada cuando un proyecto es de mediano o gran alcance, o cuando representa un desafío para tu empresa porque nunca lo han trabajado y tiene un mayor grado de dificultad. Si después de analizar el proyecto notas que no necesita de la energía de todo tu equipo, puedes asignar proyectos más pequeños al personal restante. Así evitarás segmentar demasiado el proyecto y dificultar su realización.
2. Selecciona al equipo de trabajo
Una vez completado el primer paso, puedes elegir a las personas que formarán parte del proyecto. Aunque no establezcas los roles de forma inmediata, no está demás pensar en ciertas personas como posibles Responsables, Autoridades, Consultores e Informadores.
3. Identifica todas las tareas a realizar para llevar el proyecto a buen término
Crea un esquema y desglosa cada una de las áreas que componen el proyecto. De este modo, será mucho más fácil alcanzar las metas y objetivos propuestos. Además, con esta información, corrobora si la cantidad de personas seleccionadas es la adecuada, si necesitas más o si puedes prescindir de algunos.
4. Asigna los roles o categorías a cada participante e informa en una reunión general
Cuando ya sepas cuántas áreas, objetivos y actividades requiere el proyecto, convoca a una junta general con todo el equipo y comienza a asignar roles y delegar tareas. Es importante que todos estén presentes, pues así disminuirán los errores de comunicación. Además, este tipo de reunión es una excelente oportunidad para resolver dudas.
Incluso podrían organizar una sesión previa para explicar cómo funciona esta herramienta de gestión, si es la primera vez que tu empresa trabaja con este modelo.
5. Establece un calendario con las fases y tareas asignadas con un tiempo determinado
Después de haber asignado todas las tareas del proyecto, establece un calendario que indique la fecha aproximada de término y los tiempos de cada una de las áreas que integran el proyecto. Ten en cuenta que debes considerar un margen de flexibilidad.
Como punto adicional: una vez que el proyecto haya terminado, puedes convocar a una junta para que el equipo dé y reciba retroalimentación sobre los errores y aciertos que percibieron durante la ejecución. También podrás conocer su opinión sobre la implementación de la matriz RACI.
Cómo hacer una matriz RACI en Excel
- Indica las tareas en la primera columna
- Establece los integrantes del equipo de trabajo
- Ingresa los datos que necesites
- Asigna roles
- Da formato a tu matriz y ajusta el diseño
- Optimiza el plan de tu proyecto
En esta sección, te contamos cómo puedes diseñar tu matriz RACI con el programa informático Excel. Es un procedimiento muy sencillo.
1. Indica las tareas en la primera columna
Una vez que determines la extensión y complejidad de tu proyecto, abre una hoja de Excel y señala las tareas a realizar en la primera columna, pero deja libre la primera fila para el paso siguiente.
2. Establece los integrantes del equipo de trabajo
Ahora puedes señalar e identificar a los integrantes del equipo de trabajo que participarán en el proyecto. Coloca sus nombres en la primera fila.
3. Ingresa los datos que necesites
Identifica de manera clara las actividades y las áreas del proyecto, para que puedas ingresar en la matriz las actividades específicas que necesites abordar.
4. Asigna roles
Con lo que registraste en tu primera columna y primera fila, tendrás un panorama de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos planteados y en quiénes van a recaer. Establece los roles que cumplirá cada uno de los colaboradores. Recuerda que, en la matriz RACI, una persona puede tener más de un rol, o una categoría puede asignarse a varias personas.
5. Da formato a tu matriz y ajusta el diseño
En este paso, puedes personalizar el formato de tu matriz y ajustar su diseño de acuerdo a lo que necesites. Puedes resaltar los cargos con las letras R, A, C, I. También puedes aplicar un formato para resaltar estas celdas, por ejemplo, con colores distintos.
Por último, ajusta tu diseño según tus preferencias. Agrega bordes, cambia colores de fondo, ajusta tamaños de celda, entre otros aspectos. Si tu matriz es extensa, puedes agregar filtros para facilitar la visualización y análisis de datos.
6. Optimiza el plan de tu proyecto
Una vez que ya creaste esta tabla, fija un calendario con los tiempos asignados a cada fase y tarea asignada. De esta forma, será sencillo dar seguimiento y verificar que todo se cumpla a tiempo.
Ejemplos de matriz RACI
Para finalizar, te explicamos cómo usar esta matriz a través de 7 ejemplos que muestran su aplicación en diferentes procesos y áreas.
1. Ejemplo de matriz RACI para la creación de un nuevo producto
En la imagen, observa cómo hay una columna que numera las tareas del proyecto mientras que las filas representan a los integrantes del equipo.
Aquí esta herramienta organiza la creación de un nuevo producto con las siguientes categorías de acción:
- R significa Responsable
- A, Autoridad
- C, Consultor
- I, Informador.
Presta atención en los cambios de rol de cada uno y nota que:
- El rol de Responsable recae en mayor medida en el diseñador y el equipo.
- El dueño del producto ocupa el rol de Autoridad.
- Por otro lado, el auditor está designado más veces como Consultor.
- En la mayoría de las ocasiones, el financiero es el Informador.
Este modelo no presenta casos en los que una o más personas tengan varios roles en una misma fase. Si tu caso lo requiere, basta con que añadas el rol adicional a las personas que tienen doble función dentro del proyecto. Puedes hacer una matriz extra que detalles quienes tienen un rol doble. Así no olvidarás a los responsables de cada tarea.
2. Ejemplo de matriz RACI para campaña de marketing
En este ejemplo de matriz, vemos cuáles son las etapas para realizar una campaña de inbound marketing, con el fin de atraer más clientes.
Para esto, la presencia general de la empresa tiene que mejorarse de pies a cabeza: desde la página web hasta sus redes sociales.
Los involucrados en este proyecto son el CEO, el diseñador, el analista, el copywriting y el community manager.
- El Responsable indiscutible del diseño de la página web es el diseñador. El community manager es Consultor; el analista es el Informador y el CEO es la Autoridad.
- La redacción y publicación de artículos es la labor principal del copywriting en su papel de Responsable. En este caso, el CEO es la Autoridad, el analista es el Consultor, mientras que el community manager es el Informador.
- El contenido de marketing digital es una tarea que comparten el copywriting y el diseñador. Por eso, en la imagen, ambos tienen el rol de Responsable. El CEO es quien autoriza, el analista es el Consultor y el community manager cumple el papel de Informador.
- La publicación en redes sociales corresponde al community manager quien es el Responsable. El analista tiene el rol de Autoridad; quien lo guía es el CEO, en su papel de Consultor y a quien tiene que avisar es al copywriting, en su posición de Informador.
- El análisis de estadísticas le toca al analista en su rol de Responsable. Aquí, únicamente colabora con el CEO, en su rol de Consultante. Por eso, al diseñador, copywriting y community manager solo se les informa.
Un aspecto que sobresale de este ejemplo es que no todas las casillas están llenas. El diseñador no está involucrado en las tareas de redacción y publicación de artículos ni en la difusión de estos en redes sociales; por su parte, el copywriting no participa en el diseño de la página web.
Cuando un actor no sea necesario en una etapa, es mejor omitirlo y así optimizar la matriz.
3. Ejemplo de matriz RACI para un periódico
Esta matriz muestra el flujo de trabajo de un periódico.
Observa que las responsabilidades de cada etapa se distribuyen de forma equilibrada entre cada uno de los participantes: un periodista, un corrector de estilo, un diseñador, un community manager y un jefe de sección. También se aprecian espacios en blanco, como en el ejemplo anterior. Para la primera tarea, redactar notas, el periodista es asignado como Responsable. Asimismo, el jefe de sección es la Autoridad que aprueba; el corrector de estilo es el Consultor, que aclara dudas y el diseñador gráfico es el Informador, pues solo está al tanto.
En la parte de corregir notas, el Responsable es el corrector de estilo, el jefe de sección es el Consultor y el periodista es el Informador.
La tercera actividad, editar imágenes, corre a cargo del diseñador como Responsable; mientras que el jefe de sección es la Autoridad; el periodista, el Consultor y el community manager, el Informador.
Al momento de subir la nota, el periodista es designado como Responsable de esta labor. Por su lado, el jefe de sección es la Autoridad; el community manager, el Consultor y el corrector de estilo, el Informador.
Para la última actividad, publicar las notas en redes sociales, el community manager es el Responsable. El jefe de sección es la Autoridad, el periodista es el Consultor y el corrector de estilo es el Informador.
4. Ejemplo de matriz RACI para reclutamiento
Ahora vemos un proceso de selección de personal de una compañía.
En todas las etapas de la matriz, los cuatro roles están asignados, lo que ayuda a que el proceso se agilice y a qué cada uno de los involucrados sepa qué actividad le corresponde.
Al iniciar el proceso, para buscar a los candidatos, el equipo de Recursos Humanos es el Responsable; su trabajo debe ser aprobado por la Autoridad, que recae en el director de Recursos Humanos.
Para publicar las vacantes, se consulta al director del área que solicita un nuevo empleado y se le informa al gerente de esa misma área.
En la segunda tarea, filtrar las solicitudes de los candidatos, el equipo de Recursos Humanos también asume el rol de Responsable. Para esto, consulta al gerente de área, pide autorización al director de dicha área e informa al director de Recursos Humanos.
Luego, al entrevistar a los candidatos finalistas, el gerente de área adquiere el rol de Responsable de las entrevistas. Al director de área le corresponde la Autoridad, el equipo de Recursos Humanos es el Consultor y el director de Recursos Humanos es el Informador.
Al momento de seleccionar al nuevo empleado, el director de área es el Responsable de tomar la decisión. Este consulta con el gerente de su área; después, le notifica al equipo de Recursos Humanos y la Autoridad para realizar la contratación es el director de Recursos Humanos.
5. Ejemplo de matriz RACI para un proyecto
Aquí puedes observar que cada actividad está asignada a áreas responsables con roles específicos para garantizar una ejecución eficiente. En el desarrollo del plan del proyecto, el área de Proyectos lidera la iniciativa (Responsable); mientras que la Autoridad es representada por el área de Gestión de Riesgos, la cual aprueba el plan. El área de Desarrollo es consultada durante el proceso y la información sobre el plan se comunica al área de Informes.
Durante el análisis de riesgo, nuevamente el área de Proyectos asume el liderazgo, consulta al área de Gestión de Riesgos y comunica la información relevante al área de Informes.
En la etapa de implementación, el área de Proyectos dirige la actividad, obtiene la aprobación del área de Desarrollo y consulta al área de Control.
En el monitoreo del avance, el área de Proyectos es el responsable, consulta al área de Control y mantiene enterada al área de Informes.
Por último, en la elaboración del informe final, el área de Proyectos lidera de nuevo, pide la aprobación del área de Gestión de Riesgos y comunica la información al área de Informes.
Esta estructura de roles y responsabilidades claras proporciona una guía precisa para cada actividad, disminuye malentendidos y asegura una colaboración efectiva entre las diversas áreas responsables en todas las fases del proyecto.
6. Ejemplo de matriz de RACI para una empresa
Esta muestra funciona para una compañía en la que se ha asignado de forma clara la responsabilidad, la aprobación, la consulta y la información para cada actividad en relación con las diferentes áreas de la empresa.
Para el desarrollo de la estrategias de ventas, el área de Ventas liders, consulta al área de Producción e informa al área de Recursos Humanos.
En las campañas publicitarias, el área de Marketing asume la responsabilidad principal, consulta a la producción y obtiene la aprobación financiera del área de Finanzas.
En la producción y distribución de los artículos, el área de Producción es responsable, obtiene la aprobación de Finanzas y consulta al área de Recursos Humanos.
Para la gestión del flujo de caja, el área de Finanzas lidera la actividad y consulta con Recursos Humanos para políticas relacionadas.
Finalmente, en el proceso de contratación, RH asume la responsabilidad principal con la aprobación final y la consulta del área de Producción.
Esta estructura de roles guía de forma clara a cada área en la ejecución de las diversas actividades y asegura una colaboración efectiva entre las áreas responsables.
7. Ejemplo de matriz RACI para brindar consultoría de negocios
Por último, te mostramos un ejemplo para un servicio de consultoría de negocios.
Nota cómo se ha delineado de forma clara la asignación de roles y responsabilidades para 5 actividades clave.
- En el desarrollo del Plan Estratégico, el área de Estrategia lidera la iniciativa, por lo que es responsable de la creación del plan. Otras áreas, como Investigación de Mercado, Marketing, Finanzas y Recursos Humanos son consultoras para aportes específicos.
- En el análisis de mercado, el área de Investigación de Mercado toma el liderazgo. Las demás áreas funcionan como consultoras para proporcionar información relevante.
- La ejecución de estrategias de marketing recae en el área de Marketing, la cual asume el papel de responsable. Por otro lado, otras áreas se encargan de las consultas para garantizar una implementación integral.
- En la evaluación del rendimiento financiero, el área Financiera es Responsable con el respaldo de las demás para recibir información y consideraciones adicionales.
- Finalmente, para la tarea de brindar capacitación, Recursos Humanos toma la responsabilidad principal, para asegurarse de que la formación se realice eficazmente.
El enfoque RACI proporciona claridad sobre quién lidera cada actividad, toma decisiones, aconseja y recibe información. La matriz asegura una colaboración y una ejecución de las actividades efectiva, pues garantiza que cada área desempeñe su papel en el éxito del servicio de consultoría de negocios.
Los roles que asignes en tu matriz siempre dependerán de cómo funciona tu empresa. En definitiva, estructurar cada actividad te facilitará la ejecución de grandes proyectos en tiempo y forma. Podrás tener una visión panorámica del avance de las tareas asignadas a cada colaborador y, con ello, obtendrás una organización totalmente funcional.
Escrito por Shelley Pursell @shelleypursell
Por gentileza de:
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